Tutanak Örneği: Nasıl Yazılır? Boş Tutanak ve Hazır Örnekler

Kısa cevap: Tutanak, bir olayın ya da durumun tarih, saat ve yer belirtilerek yazıya geçirildiği ve orada bulunanlarca imzalanan belgedir. İyi bir tutanakta dört şey vardır: konu ve zaman, olayın yorumsuz anlatımı, varsa ilgili kişinin beyanı ve düzenleyen ile en az iki tanığın imzası. Yukarıdaki boş tutanak her konuda kullanılabilir; aşağıda konuya özel hazır tutanakları da bulacaksınız.

Tutanak nasıl yazılır? 6 adım

1. Başlık ve numara: En üste "TUTANAK" yazın, bir tutanak numarası verin (ör. 2026/014).
2. Konu: Tek cümle: "Depoda bulunan 3 adet kolinin hasarlı teslim alınması hk."
3. Tarih, saat, yer: "28.10.2026, saat 09:40, merkez işyeri deposu."
4. Olayın anlatımı: Kim, ne zaman, nerede, nasıl? Yalnızca gördüğünüzü ve duyduğunuzu yazın.
5. İlgilinin beyanı: Olayla ilgili kişi bir açıklama yapmak isterse kendi ifadesiyle yazılır.
6. İmzalar: Düzenleyen ve tanıklar ad soyadlarını yazıp imzalar. Boş kalan satırların üstünü çizin.

Doğru ve yanlış anlatım

Yorum içeren tutanak, anlaşmazlıkta karşı tarafın en kolay itiraz ettiği yerdir. Olguyu yazın, yorumu okuyana bırakın.

Örnek doldurulmuş tutanak

TUTANAK — No: 2026/014 Konu: Teslim alınan ürünün hasarlı olduğunun tespiti Tarih / saat / yer: 28.10.2026, 09:40, Merkez işyeri deposu

X Kargo görevlisi tarafından getirilen 3 adet koli, aşağıda imzası bulunanlar huzurunda açılmıştır. 2 numaralı kolinin köşesi ezik ve bandı açıktır; içindeki 1 adet televizyonun ekranında çatlak görülmüştür. Durum 4 adet fotoğrafla kayda alınmıştır. Kargo görevlisi hasar kaydı açılmasına itiraz etmemiştir.

Düzenleyen: Mehmet Kaya (depo sorumlusu) — imza · Tanık: Ayşe Demir — imza · Tanık / kargo görevlisi: ............ — imza

İmzalamayan kişi, tanık ve nüsha

• İmzadan kaçınma: Kişi imzalamazsa "imzadan kaçınmıştır" yazılır ve tanıklar imzalar. Bu, tutanağı geçersiz yapmaz.
• Tanık: Mümkünse olayı doğrudan görmüş, olayla çıkarı olmayan kişiler seçin. Düzenleyenle birlikte en az iki imza tercih edilir.
• Nüsha: Kaç nüsha düzenlendiğini yazın, her nüshayı imzalatın; ilgili kişiye bir örneğini verin.
• Düzeltme: Silinti ve kazıntı yapmayın; yanlış kelimenin üstünü tek çizgiyle çizip paraf atın.

İşe gelmeme (devamsızlık) tutanağı

Personel izinsiz ve mazeretsiz işe gelmediğinde her gün için ayrı tutanak tutulur. Tutanağa tespit saati, çalışana ulaşma denemeleri (saat ve sonuç) ve izin/rapor durumu yazılır.

• İşçinin izin almaksızın ya da haklı bir sebebe dayanmaksızın ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü işine devam etmemesi, işverene haklı nedenle derhal fesih hakkı verir (İş Kanunu m. 25/II-g).
• Bu hak, durumun öğrenildiği günden itibaren altı iş günü içinde kullanılmalıdır (m. 26).
• Davranış nedeniyle fesihten önce çalışanın savunması alınmalıdır (m. 19). Çalışana yazılı olarak mazeretini bildirmesi için süre verin; sonradan rapor ya da geçerli mazeret gelirse tutanak tek başına fesih sebebi olmaz.

Toplantı tutanağı

Toplantı tutanağının asıl işi kararları sorumlu ve son tarihiyle kayda geçirmektir. "Fiyat listesi güncellenecek" yerine "Ahmet, 5 Kasım'a kadar fiyat listesini günceller" yazın ve tutanağı aynı gün katılımcılara gönderin. Şirketlerin genel kurul ve yönetim kurulu tutanakları Türk Ticaret Kanunu'ndaki özel şartlara tabidir; bu şablon işletme içi toplantılar içindir.

Konuya göre hazır tutanaklar

Para alındığında tutanak yerine tahsilat makbuzu kullanın. Tüm şablonlar: ücretsiz şablonlar.

Kâğıt tutanaktan önce kayıt

Tutanak çoğu zaman bir anlaşmazlık çıktığında aranır: "Bu cihaz bize nasıl geldi?", "Bu çalışan o gün neredeydi?", "Bu ürün kime teslim edildi?" İşletme Yönetim'de servis kaydı, teslim, zimmet ve görevler tarih, saat ve işlemi yapan kişiyle işlem günlüğüne yazılır; kayıt sonradan sessizce değiştirilemez. İmzalı kâğıt tutanağı yine saklayın, ama "ne zaman, kim" sorusunun cevabı programda hazır durur. 250 kayda kadar ücretsiz.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez. Önemli bir uyuşmazlıkta bir avukata danışın.

Sık sorulan sorular

Tutanak nedir?

Tutanak, bir olayın, durumun, teslimin ya da beyanın; tarih, saat ve yer belirtilerek yazıya geçirildiği ve orada bulunanlarca imzalanan belgedir. Amacı, sonradan "öyle bir şey olmadı" denmesinin önüne geçmek ve olayı tanıklarıyla kayda almaktır.

Tutanak nasıl yazılır?

Başa "TUTANAK" başlığı, tutanak numarası, konu, tarih, saat ve yer yazılır. Ardından olay kim, ne zaman, nerede, nasıl sorularına cevap verecek şekilde yalnızca görülen ve duyulan olgularla, yorum katmadan anlatılır. Varsa ilgili kişinin beyanı eklenir; tutanak düzenleyen ve tanıklar tarafından ad soyad yazılarak imzalanır. Boş kalan satırların üstü çizilir.

Tutanak kaç kişiyle tutulur?

Kanunda genel bir sayı yoktur; uygulamada düzenleyenle birlikte en az iki tanığın imzası tercih edilir. Tanık sayısı arttıkça ve tanıklar olayı doğrudan görmüş kişiler oldukça tutanağın ikna gücü artar.

İmzalamayan kişi için ne yapılır?

Kişi tutanağı imzalamaktan kaçınırsa bu durum tutanağa "imzadan kaçınmıştır" diye yazılır ve tanıklarca imzalanır. İmzadan kaçınma tutanağı tek başına geçersiz yapmaz.

İşe gelmeyen personel için kaç gün tutanak tutulur?

Her devamsızlık günü için ayrı tutanak tutulur. İzinsiz ve haklı bir sebebe dayanmadan ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü işe gelmeme, işverene haklı nedenle fesih hakkı verir (İş Kanunu m. 25/II-g). Fesihten önce çalışana savunma ve mazeret bildirme imkânı tanınmalıdır.

Tutanak elle mi yazılır, bilgisayarda mı?

İkisi de olur. Önemli olan içeriğin doğru, tarihli ve imzalı olmasıdır. Bilgisayarda hazırlanan tutanak yazdırılıp imzalanır; elle yazılan tutanakta silinti ve kazıntı yapılmamalı, düzeltme gerekirse üstü çizilip yanına paraf atılmalıdır.