Cihaz Teslim Tutanağı Örneği (Word ve PDF, Ücretsiz)

Kısa cevap: Cihaz teslim tutanağı, müşteri cihazını servise bıraktığında düzenlenen belgedir. Tüketiciye servis veren servisler için zorunludur ve yönetmelik dört bilgiyi şart koşar: teslim eden ve teslim alanın adı, soyadı, imzası; müşterinin şikâyet ve talepleri; cihazın cinsi, markası, modeli; teslim tarihi (SSHY m. 11/1). Aşağıdaki Word ve PDF şablonunda bu alanların yanında sizi tartışmadan koruyan ek bölümler de var.

Yönetmelik ne diyor?

Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği yalnızca yetkili servisleri değil, herhangi bir üretici veya ithalatçıya bağlı olmadan çalışan servis istasyonlarını da kapsar (m. 2). Bu servisler, kendilerine teslim edilen arızalı mal için şu bilgileri içeren bir belge düzenlemek zorundadır (m. 11/1):

İki istisna vardır: kargo ile gelen cihazlar (m. 11/1) ve onarımın cihazın kullanıldığı yerde yapıldığı durumlar (m. 11/5). Garanti kapsamındaki mallar için yetkili servis belgelerinde yer alan ikame mal bilgisinin özel servislerin belgelerinde bulunması zorunlu değildir (m. 11/3).

Zorunlu olmayan ama sizi koruyan alanlar

Fiyatın neden "yaklaşık" ya da "kesin" olarak işaretlenmesi gerektiğini fiyat onayı rehberinde kanun maddeleriyle anlattık.

Dijital tutanak geçerli mi?

Evet. Yönetmelik, teslim alma belgesinin ve servis fişinin kalıcı veri saklayıcısıyla (e-posta, SMS, dijital belge) verilebileceğini söyler. Üç şartı var (m. 11/6):

1. Tüketici isterse belge kâğıt üzerinde verilir.
2. Belgenin tüketiciye verildiğine dair onay alınır; onay yazılı ya da kalıcı veri saklayıcısıyla alınabilir.
3. Onayın alındığını ispat yükü servise aittir.

Dijital verilen belgede imza şartı aranmaz.

Nasıl doldurulur?

1. Cihazı müşterinin önünde inceleyin. Çizik ve kırıkları birlikte not edin; mümkünse fotoğraf çekin.
2. Arızayı müşterinin kendi cümlesiyle yazın. "Açılmıyor" ile "ekran değişecek" aynı şey değildir.
3. Aksesuarları tek tek yazın. Yazılmayan aksesuar teslim alınmamış sayılır.
4. Tespit ücretini ve ön fiyatı söyleyin, yazın.
5. İki nüsha imzalayın ya da dijital belgeyi gönderip onay alın.
6. Kayıt numarasını müşteriye verin. Cihazı bu numarayla teslim alacağını söyleyin.

Onarım bittiğinde müşteriye verilecek ikinci belge servis fişidir; alanlarını teknik servis formu örneğinde anlattık, şablonu da hazır.

Tutanağı her seferinde elle doldurmamak

İşletme Yönetim'de cihaz kabulünde müşteri, cihaz, seri numarası, arıza, teslim alınanlar ve ücret bilgisi bir kez girilir; yazdırılabilir servis formu bu bilgilerle kendiliğinden oluşur ve müşteriye cihazını takip edebileceği bir numara verilir. Cihaz hazır olduğunda müşteriye WhatsApp bildirimi gider. 50 kayda kadar ücretsizdir.

Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar.

Sık sorulan sorular

Cihaz teslim tutanağı zorunlu mu?

Tüketiciye servis veren servis istasyonları, kendilerine teslim edilen arızalı mal için teslim alındığına dair bir belge düzenlemek zorundadır (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m. 11/1). Kargo ile gelen cihazlar ve onarımın malın kullanıldığı yerde yapıldığı durumlar bu zorunluluğun dışındadır.

Cihaz teslim tutanağında hangi bilgiler zorunlu?

Malı teslim edenin ve teslim alanın adı, soyadı ve imzası; tüketicinin mala ilişkin şikâyet ve talepleri; malın cinsi, markası ve modeli; malın teslim veya arızanın bildirim tarihi. Garanti kapsamındaki mallar için yetkili servislerde ikame mal bilgisi de yer alır; özel servislerde bu bilgi zorunlu değildir.

Teslim tutanağı dijital olarak verilebilir mi?

Evet. Belge kalıcı veri saklayıcısıyla (e-posta, SMS, dijital belge) verilebilir; tüketici isterse kâğıt üzerinde verilmesi zorunludur. Belgenin tüketiciye verildiğine dair onay alınmalıdır ve bu onayın ispatı servise aittir. Dijital verilen belgede imza şartı aranmaz (m. 11/6).

Tutanağa cihazın fiziksel durumu yazılmalı mı?

Yönetmelikte zorunlu alan olarak sayılmaz, ancak çizik, kırık ya da sıvı teması gibi mevcut hasarların yazılması, teslimde "bu çizik yoktu" tartışmasının önüne geçer. Mümkünse cihazın fotoğrafını da çekin.