Teknik Servis Formu Örneği ve Doldurma Rehberi
Cihaz teslim alınırken yazılmayan her şey, tartışma çıktığında servisin aleyhine işler. Doldurmaya hazır servis formu şablonu ve en sık yapılan altı hata.
Kısaca
- Servis formu aynı anda teslim alma belgesi, sözleşme ve iş emridir.
- Mutlaka bulunması gerekenler: servis no, müşteri telefonu, marka-model ve seri no, aksesuarlar, fiziksel durum, arıza tarifi, onay limiti, garanti.
- En çok tartışma çıkaran iki alan seri numarası ve fiziksel durumdur; boş bırakılan alan "sağlam geldi" anlamına gelir.
- Kâğıt form teslim anında işe yarar ama aranamaz; kayıt dijital tutulup form çıktı olarak alınabilir.
İçindekiler
Teknik serviste en çok tartışma yaratan konu arıza değil, kayıt eksikliğidir. Cihaz teslim edilirken üzerinde çizik var mıydı, şarj aleti bırakılmış mıydı, müşteriye ne söz verilmişti — bunlar yazılı değilse tartışma her zaman servisin aleyhine biter.
Bu yazıda doldurulmaya hazır bir teknik servis formu şablonu, her alanın neden orada olduğu ve serviste en sık yapılan altı form hatası var.
Formun müşteri cihazı bırakırken doldurulan ilk yarısı için ayrıca cihaz teslim tutanağı şablonu da hazır.
Servis formu ne işe yarar?
Servis formu üç işi aynı anda yapar:
- Teslim alma belgesidir. Cihazın hangi durumda, hangi aksesuarlarla geldiğini kayda geçirir.
- Sözleşmedir. Onay tutarı, tahmini süre ve garanti şartları müşterinin imzasıyla belgelenir.
- İş emridir. Teknisyen ne yapacağını formdan okur, yaptığını forma yazar.
Bu üçünü tek kâğıtta toplayamayan form eksiktir. Sadece "müşteri adı + arıza" yazan bir fiş, anlaşmazlık çıktığında hiçbir işe yaramaz.
Teknik servis formu şablonu
Aşağıdaki şablonu olduğu gibi kullanabilir, kendi işinize göre alan çıkarıp ekleyebilirsiniz.
1. Kayıt bilgileri
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Servis no | Sıralı ve benzersiz olmalı. Müşteri bu numarayla sorar. |
| Kabul tarihi ve saati | Süre taahhüdü buradan sayılır. |
| Kabul eden personel | Sorumluluk kimde, belli olsun. |
2. Müşteri bilgileri
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Ad soyad / firma | Fatura kesilecekse firma unvanı tam yazılmalı. |
| Telefon | Cihaz hazır olduğunda aranacak tek numara. |
| İkinci telefon | Ulaşılamayan cihazlar aylarca rafta kalır; ikinci numara bunu önler. |
3. Cihaz bilgileri
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Marka / model | Parça siparişi bundan verilir. |
| Seri no / IMEI | Cihaz karışmasını önleyen tek alan. Mutlaka yazın. |
| Aksesuarlar | Şarj aleti, kılıf, hafıza kartı, SIM — teslim alınan her şey. |
| Fiziksel durum | Çizik, çatlak, darbe izi, ıslanma. Varsa fotoğraf çekin. |
| Cihaz açılıyor mu | "Açılmıyor" olarak gelen cihazın ekranı test edilemez; bu not sizi korur. |
| Şifre / desen | Test için gerekiyorsa müşteriden alın, formda belirtin. |
4. Arıza ve işlem
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Müşterinin tarifi | Müşterinin kendi cümlesiyle yazın, teşhis koymayın. |
| Ön teşhis | Teknisyenin ilk değerlendirmesi. |
| Yapılan işlemler | İş bittikçe eklenir. |
| Kullanılan parçalar | Ad, adet, birim fiyat. |
5. Ücret ve onay
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Ücretsiz keşif / muayene ücreti | Onarım kabul edilmezse ne olacağı baştan yazılmalı. |
| Onay limiti | "X TL'yi geçerse aranacak" — en çok tartışma çıkaran madde budur. |
| Tahmini teslim tarihi | Kesin tarih vermeyin; aralık verin. |
6. Teslim ve garanti
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Teslim tarihi | |
| Garanti süresi ve kapsamı | Yalnızca yapılan işlemi mi kapsıyor, cihazın tamamını mı? |
| Teslim alan imzası | Cihazı teslim aldığını ve çalışır gördüğünü beyan eder. |
En sık yapılan altı hata
- Seri numarasının yazılmaması. Aynı model üç cihaz geldiğinde hangisinin kimin olduğu tartışmalı hâle gelir.
- Fiziksel durumun boş bırakılması. Boş bırakılan alan, "cihaz sağlam geldi" anlamına gelir. Teslimde çıkan çizik sizin olur.
- Onay limitinin konuşulup yazılmaması. Sözlü onay ispat edilemez.
- Aksesuarların "var" diye geçilmesi. Ne bırakıldığı tek tek yazılmalı.
- Karbon kopya alınmaması. Müşterinin elinde nüsha yoksa sizin nüshanız da tartışmalıdır.
- Formların klasörde kalması. Kâğıt form kayıttır ama arama yapılamaz. "Bu müşteri geçen sene ne yaptırmıştı?" sorusunun cevabı klasörde kaybolur.
Kâğıt formun tıkandığı yer
Kâğıt form teslim anında iyi çalışır. Sorun sonrasında başlar:
- Müşteri arayıp "cihazım ne durumda" dediğinde klasöre bakmak gerekir.
- Ayın sonunda "kaç cihaz geldi, kaçı teslim edildi, rafta ne kaldı" sorusunun cevabı yoktur.
- Garanti içinde tekrar gelen cihazın önceki kaydını bulmak dakikalar alır.
- İki şubeniz varsa kayıtlar iki ayrı klasördedir.
Bu noktadan sonra form doldurmaya devam edilir ama form düzen üretmez, sadece arşiv olur.
Formu programa taşımak
Dijital serviste form doldurmak yerine kayıt açılır ve form kaydın çıktısıdır. Pratikte fark şu:
- Müşteri telefonu bir kez girilir, ikinci gelişinde geçmişiyle birlikte çıkar.
- Kayıt açıldığında takip numarası kendiliğinden oluşur; müşteri bu numarayla cihazını internetten sorgular.
- Cihaz hazır olduğunda tek tuşla WhatsApp bilgilendirmesi gider, aramakla uğraşılmaz.
- "Rafta bekleyen", "parça bekleyen", "teslim edilmemiş" listeleri her an hazırdır.
- Aynı formun çıktısı yine alınır ve müşteriye imzalatılır — kâğıttan tamamen vazgeçmek gerekmez.
Formun hangi aşamada kullanıldığını servis süreci yazısında, atölye içindeki karşılığını iş emri rehberinde anlattık. Servis takip modülü tam olarak bu akışı kurar; sektöre özel ayrıntılar için teknik servis programı sayfasına bakabilirsiniz. Kayıt açıp formun çıktısını görmek için hesap açmanız yeterli — ilk 250 kayıt ücretsizdir.
Sık sorulanlar
Servis formu yasal olarak zorunlu mu? Formun kendisi standart bir zorunluluk değildir, ancak tüketiciye teslim aldığınız ürün için belge vermek ve garanti şartlarını yazılı bildirmek tüketici mevzuatının beklediği bir uygulamadır. Uyuşmazlık hâlinde yazılı kayıt, sözlü beyandan üstündür. Kendi sektörünüzdeki yükümlülükler için bir mali müşavire veya avukata danışın.
Kaç nüsha düzenlenmeli? En az iki: biri müşteride, biri serviste. Kurumsal müşteri çalışıyorsanız üçüncü nüsha muhasebe için ayrılır.
Müşteri formu imzalamak istemezse ne olur? İmzasız form tek taraflı beyandır. Bu durumda cihazı teslim almamak en güvenlisidir; alacaksanız da fiziksel durumu fotoğraflayıp tarih damgasıyla saklayın.
Kaynaklar
- T.C. Ticaret Bakanlığı — Tüketicinin Korunması — servis, garanti ve tüketici hakları
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) — müşteri ve personel verisinin işlenmesine dair yükümlülükler
Önemli: Biz avukat değiliz
İşletme Yönetim bir yazılım işletmesidir; avukat, hukuk bürosu ya da mali müşavir değildir ve bu sayfa hukuki görüş ya da danışmanlık değildir. Buradaki mevzuat bilgileri yukarıda bağlantısı verilen resmî kaynaklardan (mevzuat.gov.tr, Resmî Gazete ve ilgili bakanlık yayınları) derlenmiştir; bağlayıcı olan her zaman resmî metnin kendisidir ve mevzuat değişebilir. Kendi durumunuza ilişkin bir karar vermeden önce bir avukata ya da mali müşavire danışın.
Kaynakların son kontrol tarihi: 22 Eylül 2026
22 Eylül 2026 güncellemesi: Kayıt istemeden indirilebilen Word ve PDF servis fişi şablonu eklendi; alanlar Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m. 11/2’ye göre.
- teknik servis formu
- servis takip formu
- servis formu örneği
- teknik servis fişi
- cihaz teslim formu
- servis formu şablonu