Servis Kayıt Defteri Excel Şablonu (Ücretsiz İndir)
Teknik servis için hazır Excel kayıt defteri. Hangi sütun neden var, formüller ne hesaplıyor, Excel ne zaman yetmez.
Kısaca
- Şablon ücretsiz ve kayıt istemeden indirilir; Excel ve Google E-Tablolar’da çalışır.
- Her cihaz bir satır: kayıt no, müşteri, cihaz, seri no / IMEI, arıza, durum, ücret, teslim.
- Toplam, kalan tutar ve rafta bekleme günü kendiliğinden hesaplanır; 7 ve 30 günü geçen cihaz renklenir.
- Arıza sütununa müşterinin kendi anlatımı yazılır; yönetmelik bunu teslim belgesinde zorunlu tutar.
- Birden fazla kişi aynı anda çalışmaya başlayınca Excel yetersiz kalır.
İçindekiler
Kısa cevap: Aşağıdaki Excel şablonu teknik servis için hazır bir kayıt defteridir. Her cihaz bir satırdır; toplam, kalan tutar ve rafta bekleme günü kendiliğinden hesaplanır, 7 ve 30 günü geçen cihazlar renklenir, özet sayfası durum sayılarını ve alacağınızı gösterir. Kayıt istemeden indirebilirsiniz.
Defter tutan teknik servislerin çoğu aynı sorunları yaşar: aynı model iki telefon karışır, hazır olan cihaz rafta unutulur, kimin ne kadar ödediği akılda kalmaz. Bu şablon, bu üç sorunu sütun sütun çözmek için hazırlandı.
Sütunlar ve neden var oldukları
| Sütun | Neden gerekli |
|---|---|
| Kayıt No | Müşteriyle ve ekiple bu numarayla konuşursunuz. Sıralı ve benzersiz olmalı (SRV-0001). |
| Kabul Tarihi | Tamir süresinin başlangıcı. |
| Müşteri, Telefon | Bildirimi kime, nereye yapacağınız. |
| Cihaz Türü, Marka / Model | Hangi cihaz olduğu. |
| Seri No / IMEI | Aynı model iki cihazı ayıran tek bilgi. Telefonda *#06# ile görünür. |
| Arıza (müşterinin anlatımı) | Müşterinin kendi cümlesi; fiyat tartışmasında ilk başvurulan yer. |
| Teslim Alınanlar | Şarj aleti, kılıf, hafıza kartı; "kutuyu da vermiştim" tartışmasını önler. |
| Teknisyen | İşin sorumlusu; performans ölçümünün temeli. |
| Durum | Açılır listeden: Kabul → Tespit → Onay bekliyor → Parça bekliyor → Onarımda → Hazır → Teslim. |
| Yapılan İşlem | Servis fişine geçecek bilgi. |
| Parça, İşçilik, Toplam | Toplam kendiliğinden hesaplanır. |
| Alınan, Kalan | Kapora ve kısmi ödeme; kalan kendiliğinden hesaplanır. |
| Hazır Tarihi, Müşteriye Bildirildi | Bildirimin ne zaman yapıldığının kaydı. |
| Teslim Tarihi | İşin kapanışı. |
| Rafta (gün) | Cihaz hazır olduğu hâlde teslim edilmediyse geçen gün sayısı. |
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği, servise bırakılan cihaz için düzenlenen teslim alma belgesinde tüketicinin şikâyet ve talepleri ile malın cinsi, markası ve modelinin bulunmasını zorunlu tutar (m. 11/1). Defterdeki "Arıza" ve "Marka / Model" sütunları bu yüzden boş bırakılmamalı. Müşteriye verilecek belgeyi ayrıca hazırladık: cihaz teslim tutanağı örneği.
Kendiliğinden hesaplananlar
- Toplam = Parça + İşçilik
- Kalan = Toplam − Alınan
- Rafta (gün) = Bugün − Hazır Tarihi (teslim tarihi boşsa)
Satır renkleri de bu hesaplardan gelir:
| Renk | Anlamı |
|---|---|
| Sarı | Cihaz 7 günden uzun süredir rafta |
| Kırmızı | Cihaz 30 günden uzun süredir rafta |
| Mor | Teslim edildi ama parası tam alınmadı |
Özet sayfası her durumdan kaç cihaz olduğunu, rafta bekleyenleri, teslim edilen işlerin toplamını ve teslim edilip ödenmemiş alacağı gösterir.
Kullanırken dikkat edilecekler
- Gri italik satırlar örnektir. Silip kendi kayıtlarınızı yazın.
- Durumu listeden seçin, elle yazmayın. Özet sayfası listedeki ifadeleri sayar; "hazir" ya da "HAZIR" yazılırsa sayılmaz.
- Fiyat onaylanmadan "Onarımda"ya geçmeyin. Onay tarihini Not sütununa yazın. Neden önemli olduğunu fiyat onayı rehberinde anlattık.
- "Müşteriye Bildirildi" sütununu doldurun. Uzun süre alınmayan cihazda elinizdeki en önemli kayıt budur; ayrıntısı teslim alınmayan cihaz yazısında.
- Dosyayı her gün yedekleyin. Tek bilgisayardaki Excel dosyası, bozulduğunda bütün servis geçmişini götürür.
Excel ne zaman yetmez?
Şablon tek kişilik ya da küçük bir servis için yeterlidir. Şu durumlarda sınırına gelir:
- Birden fazla kişi aynı anda yazıyorsa. Dosyanın kopyaları çoğalır, kim neyi değiştirdi izlenemez.
- Müşteriye bildirim gerekiyorsa. Her "Hazır" satırı için telefonu elle alıp mesaj yazarsınız.
- Müşteri cihazını sormak için arıyorsa. Her arama, dosyayı açıp satırı bulmak demektir.
- Servis formu yazdırmanız gerekiyorsa. Satırdaki bilgiyi forma yeniden yazarsınız.
Bu noktada aynı defteri bir programda tutmak zaman kazandırır. İşletme Yönetim'de her kayıt bir servis numarası alır; durum değişince müşteriye WhatsApp bildirimi gider, müşteri cihazının durumunu takip numarasıyla kendisi sorgular, servis formu tek tıkla yazdırılır. Rafta bekleyen cihazlar panelin açılış ekranında en eskiden başlayarak listelenir. 50 kayda kadar ücretsizdir; Excel'deki kayıtlarınızı taşımak için bize yazabilirsiniz.
Servis sürecinin tamamı için: Servis süreci: cihaz kabulünden teslimata. Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar.
Sık sorulan sorular
Servis kayıt defteri Excel şablonu ücretsiz mi?
Evet. Şablon kayıt istemeden indirilir, serbestçe kullanılabilir, değiştirilebilir ve paylaşılabilir. Toplam, kalan tutar ve rafta bekleme günü formülleri hazırdır.
Servis kayıt defterinde hangi bilgiler bulunmalı?
Kayıt numarası, kabul tarihi, müşteri adı ve telefonu, cihazın cinsi, markası, modeli ve seri numarası ya da IMEI’si, müşterinin anlattığı arıza, teslim alınan aksesuarlar, teknisyen, durum, yapılan işlem, ücret, alınan ödeme, hazır olduğu tarih, müşteriye bildirim ve teslim tarihi.
Excel servis defteri Google E-Tablolar’da açılır mı?
Evet. Dosyayı Google Drive’a yükleyip Google E-Tablolar ile açabilirsiniz; açılır listeler, formüller ve renkli uyarılar çalışır.
Excel ile servis takibi ne zaman yetersiz kalır?
Birden fazla kişi aynı dosyayı aynı anda düzenlemeye başladığında, müşteriye durum bildirimi gönderilmesi gerektiğinde ve cihaz sayısı günde birkaç kaydı geçtiğinde. Bu noktada dosya kopyaları çoğalır, kim neyi değiştirdi izlenemez ve bildirimler elle yapılır.
Kaynaklar
- servis kayıt defteri
- servis kayıt defteri excel
- teknik servis excel şablonu
- servis takip excel
- cihaz kayıt defteri
- teknik servis takip tablosu
- servis formu excel
- ücretsiz servis takip şablonu