Servis Kayıt Listesi: Hangi Sütunlar, Nasıl Takip Edilir?

Kısa cevap: Servis kayıt listesi, servise giren her cihazın kim, ne zaman, hangi şikâyetle bıraktığını; şu an hangi aşamada olduğunu ve ne kadar tahsil edildiğini gösteren listedir. En az on iki sütunu olmalı, durum alanı dört değerle sade tutulmalı ve her kaydın benzersiz bir takip numarası bulunmalıdır.

Listede olması gereken 12 sütun

İsteğe bağlı ama işe yarayan üç sütun: ön fiyat, garanti bitiş tarihi ve raf/yer bilgisi. Raf bilgisi, cihazı aramakla geçen zamanı bitirir.

Durumu dört değerde tutun

Servisin tamamı dört durumla yönetilir: bekliyor → işlemde → hazır → teslim edildi. Daha fazla durum (parça bekliyor, onay bekliyor) eklemek listenin okunurluğunu düşürür; bunları not alanına yazmak daha pratiktir. Sürecin tamamı için: servis süreci: kabulden teslimata.

Excel nerede tıkanır?

Excel başlangıç için iyidir; sınırı üç yerde görürsünüz:

1. Aynı anda kullanım: İki kişi aynı dosyayı yazamaz; biri kapatmadan diğeri giremez.
2. Telefondan erişim: Tezgâhta telefonla kayıt açmak pratik değildir.
3. Bildirim: Müşteriye "cihazınız hazır" mesajı elle yazılır; kayıt sayısı arttıkça unutulur.

Pratik eşik yaklaşık 200-300 kayıttır; bu noktadan sonra arama ve filtre işi yavaşlatır. Excel'in nerede yetersiz kaldığını Excel ile işletme takibi nerede tıkanır yazısında ayrıntılandırdık.

Hazır Excel listesiyle başlamak isterseniz: servis kayıt defteri Excel şablonu — 22 sütun, durum listesi ve formüller hazır, kayıt istemeden indirilir.

Kayıt programına geçiş

Teknik servis kayıt programında liste kendiliğinden oluşur: cihaz kabul edilirken takip numarası üretilir, durum değiştikçe kayıt güncellenir, ücret teslimde kasaya işlenir. Telefondan kullanımı teknik servis uygulaması sayfasında anlattık; kabul ekranının nasıl işlediğini telefondan cihaz kabulü yazısında adım adım gösterdik.

Geçerken üç şeye dikkat edin:

• Eski kayıtları taşımaya çalışmayın. Yeni işleri programda açın, eski dosyayı bir süre okuma amaçlı saklayın.
• Takip numarası biçimini değiştirmeyin. Müşteride eski numara varsa karışıklık çıkar.
• Verinizi geri alabildiğinizden emin olun. Müşteri ve kayıt listesini Excel olarak indirebiliyor olmalısınız.

Saklama süresi ve kişisel veri

Ticari belgelerde genel saklama süresi on yıldır (TTK m. 82). Servis kaydı hem ticari belge hem kişisel veri içerir: müşterinin adı, telefonu ve cihaz bilgisi. KVKK gereği saklama süresi belirlenmeli, süre dolduğunda kayıt silinmeli ya da anonimleştirilmelidir. Aynı arıza garanti süresi içinde tekrarlarsa ücret istenemeyeceği için (SSHY m. 10/6), geçmiş kayıtların erişilebilir olması sizin lehinizedir.

Sık sorulan iki pratik soru

• "Tamirhane programı" ile "teknik servis programı" farklı mı? Aynı işi anlatır; tamirhane genellikle oto ve makine tarafında, teknik servis elektronik tarafında kullanılır. Akış aynıdır: kabul, işlem, ücret, teslim.
• Servis takip formu ile kayıt listesi aynı şey mi? Form tek bir cihaz için doldurulan belgedir (teknik servis formu örneği); liste ise tüm cihazların toplu görünümüdür. İyi bir programda form listeden tek tıkla üretilir.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Servis kayıt listesinde hangi sütunlar olmalı?

En az on iki sütun: kayıt/takip numarası, kabul tarihi, müşteri adı, telefon, cihaz cinsi, marka-model, seri no veya IMEI, şikâyet, teslim alınan aksesuarlar, durum (bekliyor, işlemde, hazır, teslim edildi), ilgilenen teknisyen, ücret ve tahsil edilen tutar. İsteğe bağlı: ön fiyat, garanti bitiş tarihi, raf/yer bilgisi ve teslim tarihi.

Servis kayıt listesi Excel'de tutulabilir mi?

Kayıt sayısı düşükken tutulabilir. Excel; aynı anda iki kişinin yazması, telefondan erişim, müşteriye bildirim ve dosya kaybı konularında tıkanır. Uygulamada yaklaşık 200-300 kayıttan sonra arama ve filtre işi yavaşlatır; bu noktada program kullanmak daha güvenlidir.

Teknik servis kayıt programı ne işe yarar?

Cihaz kabulünü, durum takibini, ücreti ve teslimi tek yerde tutar; her kayda takip numarası verir, müşteriye durum bildirimi gönderir, kimin ne zaman ne yaptığını kaydeder. Excel'den farkı: aynı anda birden çok kişi kullanır, telefondan erişilir, kayıt aranabilir ve bildirim gönderebilir.

Servis kaydı ne kadar süre saklanmalı?

Ticari defter ve belgelerde genel saklama süresi on yıldır (TTK m. 82). Servis kayıtları bu kapsamda değerlendirilir; ayrıca garanti ve ayıplı hizmet iddialarında geçmiş kayıt en güçlü savunmadır. Kişisel veri içeren kayıtlarda KVKK gereği saklama süresi belirlenmeli ve süre dolunca silinmelidir.

Aynı cihaz ikinci kez gelirse ne yapılır?

Kayıt yeni açılır ama önceki kayıtla ilişkilendirilir. Aynı arıza garanti süresi içinde tekrar ediyorsa ücret istenemez (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m. 10/6). Bu yüzden listede seri no/IMEI ve önceki işlem geçmişi bulunmalıdır.