Telefondan Cihaz Kabulü: 60 Saniyede Servis Kaydı

Kısa cevap: Cihaz kabulü, müşteri karşınızdayken ve cihaz elinizdeyken yapılır. Telefondan açılan bir kayıtta sıra şudur: müşteri adı ve telefonu → marka, model, seri no/IMEI → müşterinin kendi cümlesiyle şikâyeti → birlikte gelen parçalar ve mevcut hasar → ön fiyat ve onay şekli → takip numarasının müşteriye gönderilmesi. Tamamı 60 saniyeyi geçmez.

Neden tezgâhta, telefondan?

Kaydı sonraya bırakmanın üç bedeli vardır: müşterinin anlattığı şikâyet ayrıntısı kaybolur, cihazın geldiği andaki hâli belgelenmez, yoğun günde kayıt hiç açılmaz. Telefondan kabul bu üçünü de ortadan kaldırır; üstelik müşteri, bilgilerinin kayda geçtiğini görerek gider.

Adım adım: 60 saniyelik kabul

1. Müşteri (10 sn). Ad ve telefon. Numara daha önce kayıtlıysa uygulama müşteriyi tanır, geçmiş cihazlarını gösterir.
2. Cihaz (15 sn). Marka, model; telefon ya da tablette IMEI, bilgisayarda seri no. Kameradan okutabiliyorsanız elle yazmayın — en sık hata burada yapılır. Nedenini IMEI ve seri numarası neden kaydedilir yazısında anlattık.
3. Şikâyet (15 sn). Müşterinin kendi cümlesiyle yazın: "suya düştü, ekran yanıyor ama görüntü yok". Teknik teşhis sizin notunuzdur; müşterinin anlatımı ayrı durmalı.
4. Birlikte gelenler (5 sn). Şarj aleti, kılıf, SIM ve hafıza kartı, kutu. Yazılmayan aksesuar teslimde tartışma çıkarır.
5. Mevcut hasar ve fotoğraf (10 sn). Çizik, kırık, nem izi; ekran ve arka kapak fotoğrafı kayda eklenir.
6. Ön fiyat ve onay (5 sn). "Şu tutara kadar onaysız yapılsın" ya da "her durumda önce arayın" seçeneği işaretlenir.
7. Takip numarası. Kayıt açıldığında üretilir; bağlantıyı WhatsApp'tan gönderirsiniz.

Kabulde en sık yapılan beş hata

• Telefon numarasını eksik/yanlış almak. Bildirim gitmez, müşteriye ulaşılamaz. Numarayı kaydederken uygulamada biçimlendirilmesi işinizi kolaylaştırır.
• Şikâyeti "arızalı" diye yazmak. Teknisyen neye bakacağını bilemez, aynı cihaz iki kez açılır.
• Aksesuarları yazmamak. "Şarj aletini de vermiştim" tartışmasının tek cevabı kabul kaydıdır.
• Ön fiyatı sözlü bırakmak. Ücret tartışmasının kaynağı budur; yazılı sınır ikinizi de korur. Ayrıntısı: müşteri onayı olmadan onarım yapılır mı.
• Takip numarasını vermemek. Gün içi telefon trafiğinin büyük kısmı "cihazım ne oldu" sorusudur.

Kabulden sonra: durum bildirimi

Kayıt açıldıktan sonra müşteriyle iletişimin tamamı iki mesaja iner: "işleme alındı" ve "cihazınız hazır". Bu mesajlar hazır metinle, tek dokunuşla gitmelidir. Teslim edilmeyi bekleyen cihazların rafta unutulmaması için de listeyi durum filtresiyle takip edin; teslim alınmayan cihazda ne yapılacağını teslim alınmayan cihaz ne kadar bekletilir yazısında anlattık.

Yasal taraf: kabulde belge

Tüketiciye hizmet veren servisler, teslim aldıkları mal için teslim eden ve alanın adı-soyadı-imzası, tüketicinin şikâyet ve talepleri, malın cinsi-markası-modeli ve teslim tarihini içeren bir belge düzenlemek zorundadır (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m. 11/1). Telefondan açılan kayıt bu alanları içeriyorsa, belgeyi yazdırabilir ya da müşteriye bağlantı olarak gönderebilirsiniz. Hazır form isterseniz: cihaz teslim tutanağı örneği.

İşletme Yönetim'de kabul ekranı

Teknik servis uygulamasında alttaki + düğmesi bulunduğunuz ekrana göre yeni kayıt açar. Cihaz kabul formunda önce zorunlu alanlar gelir; kaydet düğmesi hem başlıkta hem altta durur. Kayıt oluştuğunda takip numarası üretilir, müşteriye WhatsApp'tan takip bağlantısı gider, cihaz "bekliyor" durumuna düşer. Teknisyene atadığınızda cihaz onun telefonundaki listeye eklenir.

Toplam 250 kayda kadar ücretsizdir. Uygulamanın tamamını teknik servis uygulaması nedir yazısında anlattık.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Cihaz kabulünde hangi bilgiler alınmalı?

Müşterinin adı ve telefonu; cihazın markası, modeli ve seri numarası (telefonlarda IMEI); müşterinin kendi cümlesiyle şikâyeti; cihazla birlikte teslim alınanlar (şarj aleti, kılıf, SIM, hafıza kartı); cihazın geldiği andaki fiziksel durumu; varsa ön fiyat ve onay şekli; teslim alan kişinin adı ve tarih. Bu alanlar Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m. 11/1'deki zorunlu bilgileri de karşılar.

Telefondan servis kaydı açmak ne kadar sürer?

Zorunlu alanlar önce gelen bir uygulamada 40-60 saniye sürer: müşteri adı ve telefon, marka-model, şikâyet. Seri numarası kameradan okunuyorsa elle yazma süresi de ortadan kalkar. Ayrıntılar (parça, ücret, notlar) sonradan eklenir.

Müşteriye takip numarası vermek zorunlu mu?

Yasal zorunluluk değildir; ancak teslim belgesinde cihazı tanımlayan bir kayıt bulunması gerekir. Takip numarası hem bu kaydı benzersiz kılar hem de müşterinin "cihazım ne oldu" diye aramasını azaltır: numarayla durumu kendisi sorgular.

Cihazın fotoğrafını çekmek gerekir mi?

Zorunlu değil ama teslimde çıkan tartışmaların çoğunu önler. Ekranın, arka kapağın ve varsa mevcut çizik-kırıkların fotoğrafı kayda eklenirse, "bu çizik sizde oldu" iddiası belgeyle karşılanır.

Müşteri cihazı bırakırken ücret onayı nasıl alınır?

Ön fiyat ve "şu tutarı aşarsa önce arayın" sınırı kabul sırasında yazılır. Onay telefonla alındıysa tarih ve saati, WhatsApp ile alındıysa mesajı kayda not edin. Onaysız yapılan işin ücreti tartışmalı hâle gelir.