Zimmet Tutanağı Örneği: Demirbaş Teslim ve İade Formu

Zimmeti kâğıtta kaybetmeyin: İşletme Yönetim'de her çalışanın kartına zimmet eklenir (eşya, değer, teslim tarihi). Eklenen, değiştirilen ya da kaldırılan her zimmet işlem günlüğünde tarih, saat ve işlemi yapan kişiyle kalır. 250 kayda kadar ücretsiz.

Kısa cevap: Zimmet tutanağı, işyerine ait bir eşyanın (telefon, bilgisayar, araç, alet, anahtar) hangi çalışana, hangi tarihte ve hangi hâlde teslim edildiğini gösteren belgedir. İçinde eşyanın seri no, IMEI ya da plakası, değeri ve teslimdeki hâli, kullanım şartları, iade bölümü ve iki tarafın imzası bulunur.

Formun bölümleri

Teslimdeki hâli neden yazmalısınız?

Uyuşmazlıkların çoğu "ben bunu zaten çizik almıştım" cümlesiyle başlar. Eşyanın yeni mi kullanılmış mı olduğunu, varsa çizik, kırık ya da eksik parçayı teslim anında yazın; mümkünse fotoğraf çekin. İadede aynı listeyle tek tek karşılaştırırsınız.

Kanun ne diyor?

Aşağıdakiler 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun hizmet sözleşmesi bölümünden özetlenmiştir; kaynak bağlantısı yazının sonundadır.

• Özen borcu (m. 396/2): Çalışan, işverene ait makine, araç-gereç, teknik sistem ve taşıtları usulüne uygun kullanmak ve kendisine teslim edilen malzemeye özen göstermekle yükümlüdür.
• Sorumluluk (m. 400): Çalışan, işverene kusuruyla verdiği zarardan sorumludur. Belirlenirken işin tehlikeli olup olmadığı, uzmanlık gerektirip gerektirmediği ve çalışanın bilinen yetenekleri dikkate alınır.
• Maaştan kesinti (m. 407, son fıkra): İşveren, çalışandan olan alacağını çalışanın rızası olmadan ücret borcuyla takas edemez.
• Geri verme (m. 443): Sözleşme bitince taraflar, hizmetle ilişkili olarak aldıkları şeyleri geri verir; çalışan özellikle motorlu taşıtları ve trafik belgelerini geri vermekle yükümlüdür.

Buradan çıkan pratik sonuç: zimmet tutanağı teslimi ve eşyanın hâlini ispatlar; tek başına çalışanın kusurlu olduğunu göstermez ve bedelin maaştan kesilmesine yetmez. Kayıp ya da hasar anlaşmazlığında bir avukata danışın.

Kişisel veri: gereğinden fazlasını yazmayın

Kanunda zimmet tutanağı için sayılmış zorunlu bir alan listesi yoktur. Çalışanın adı soyadı, görevi ve imzası çoğu durumda yeterlidir. Kişisel veri, işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır (KVKK m. 4). Bu yüzden şablonda T.C. kimlik numarası alanı yoktur; gerekiyorsa kendiniz ekleyin.

Hangi eşyalar zimmetlenir?

• Şirket telefonu, tablet, bilgisayar (IMEI / seri no ile)
• Servis ve teslimat araçları (plaka, kilometre, ruhsat)
• Ölçü aletleri, el aletleri, lehim istasyonu gibi teknik ekipman
• İş kıyafeti, baret, iş ayakkabısı gibi kişisel koruyucu donanım
• İşyeri ve kasa anahtarı, kartlı giriş kartı

Telefon ve bilgisayarda seri no ile IMEI'nin neden ayrı ayrı yazıldığını IMEI ve seri numarası neden kaydedilir yazısında anlattık.

Çalışan ayrılırken

1. Tutanağın eşya listesini açın ve eşyaları tek tek kontrol edin.
2. İade bölümüne tarih, saat ve eşyaların hâlini yazın; eksik ya da hasar varsa ayrıntısıyla not edin.
3. İki taraf imzalar; bir kopyası çalışana verilir.
4. Eşyada çalışana ait veri varsa (telefon, bilgisayar) silinmesi ve hesapların kapatılması ayrıca yapılır.

Kâğıttan programa

Kâğıt tutanak dosyada kaybolur; hangi çalışanda ne olduğunu görmek için klasör karıştırmak gerekir. İşletme Yönetim'de her çalışanın kartında zimmetli eşyalar değeriyle ve teslim tarihiyle görünür. Zimmet eklendiğinde, değiştirildiğinde ya da kaldırıldığında bu işlem işlem günlüğüne tarih, saat ve işlemi yapan kişiyle yazılır; kayıt sonradan sessizce değiştirilemez. İmzalı kâğıt tutanağı yine saklayın: program kaydı, imzanın yerini tutmaz.

Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar. Müşteriye teslim edilen ürün için: ürün teslim tutanağı.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Zimmet tutanağında neler bulunmalı?

İşveren ve çalışanın bilgileri; tutanak numarası, teslim tarihi ve saati; her eşyanın adı, marka/modeli, seri no, IMEI ya da plakası, adedi, değeri ve teslimdeki hâli; birlikte verilen aksesuar ve belgeler; kullanım şartları; iade bölümü ve iki tarafın imzası.

Zimmetli eşya kaybolursa ya da bozulursa çalışan öder mi?

Çalışan, işverene kusuruyla verdiği zarardan sorumludur (TBK m. 400). Yani sorumluluk için kusur aranır; sorumluluk belirlenirken işin tehlikeli olup olmadığı, uzmanlık gerektirip gerektirmediği ve çalışanın bilinen yetenekleri de dikkate alınır. Zimmet tutanağı eşyanın teslim edildiğini ve hâlini gösterir, tek başına kusuru göstermez. Somut bir uyuşmazlıkta avukata danışın.

Zimmetli eşyanın bedeli maaştan kesilebilir mi?

İşveren, çalışandan olan alacağını çalışanın rızası olmadan ücret borcuyla takas edemez (TBK m. 407, son fıkra). Bu yüzden bedel maaştan kendiliğinden kesilemez; çalışanın rızası ya da mahkeme kararı gibi bir dayanak gerekir. Toplu iş sözleşmesi ya da özel durumlar için avukata danışın.

İşten ayrılan çalışan zimmetli eşyayı iade etmek zorunda mı?

Evet. Sözleşme sona erince taraflar, hizmetle ilişkili olarak aldıkları şeyleri birbirine geri verir; çalışan özellikle motorlu taşıtları ve trafik izin belgelerini geri vermekle yükümlüdür (TBK m. 443). İade, tutanağın iade bölümüne tarih ve eşyanın hâliyle yazılmalıdır.

Zimmet tutanağında T.C. kimlik numarası yazmak gerekir mi?

Kanunda zimmet tutanağı için belirlenmiş zorunlu bir alan listesi yoktur. Çalışanın adı soyadı, görevi ve imzası çoğu durumda yeterlidir; kişisel verinin amaçla sınırlı ve ölçülü işlenmesi gerekir (KVKK m. 4). İşyerinizin kendi uygulaması için mali müşavirinize ya da avukatınıza danışın.