Ön Muhasebe Nedir, Nasıl Yapılır? Görevleri ve 7 Adım

Kısa cevap: Ön muhasebe, işletmenizin günlük satış, alış, tahsilat, ödeme, stok ve gider hareketlerini, resmî defterlere işlenmeden önce düzenli olarak kaydetmeniz ve belgeleri toplamanızdır. Resmî muhasebe değildir; amacı hem sizin "kim ne kadar borçlu, kasada ne var, stokta ne kaldı" sorularına anında cevap bulmanız hem de mali müşavirinize doğru ve eksiksiz bilgi gitmesidir.

Ön muhasebe ile genel muhasebe farkı

Ön muhasebenin görevleri

• Satış ve alış kaydı: Her satış ve alış fatura ya da fişle kaydedilir.
• Cari hesap takibi: Veresiye satışlar müşterinin, vadeli alışlar tedarikçinin hesabına yazılır. Ayrıntı: cari hesap nedir?
• Kasa ve banka: Nakit, kart ve havale hareketleri ayrı ayrı izlenir.
• Stok takibi: Giren ve çıkan mal kaydedilir, kritik seviyeye düşen ürün fark edilir.
• Gider takibi: Kira, fatura, maaş ve diğer giderler belgeleriyle girilir.
• Belge düzeni: Fatura, fiş, dekont, makbuz ve senetler saklanır, ay sonunda mali müşavire teslim edilir.

Ön muhasebe nasıl yapılır? 7 adım

1. Her satışı anında kaydedin. Peşin mi veresiye mi, nakit mi kart mı ayrımını yapın.
2. Veresiyeyi müşteriye bağlayın. Borcu "genel" bir deftere değil, o müşterinin hesabına yazın.
3. Tahsilatta makbuz verin. Alınan para müşterinin borcundan düşülür; tahsilat makbuzu örneği.
4. Alışları ve giderleri belgeyle girin. Belgesiz gider hem sizi hem mali müşaviri zora sokar; şablon için gelir gider tablosu.
5. Stoğu güncel tutun. Satış stoktan düşmeli, alış stoğa eklenmeli; Excel ile başlamak için stok takip Excel.
6. Gün sonunda kasayı sayın. Sistemdeki tutar ile kasadaki parayı karşılaştırın; gün sonu kasa kapanışı.
7. Ay sonunda belgeleri teslim edin. Satış, alış ve gider belgelerini, banka dökümünü mali müşavirinize düzenli gönderin.

Ön muhasebede sık yapılan hatalar

• Veresiyeyi kafada tutmak: Kimin ne kadar borçlu olduğu unutulur, alacak kaybolur.
• Kasa ile banka hareketini karıştırmak: Kart ve havale tahsilatı kasaya nakit gibi yazılırsa gün sonu tutmaz.
• Kişisel harcamayı işletme giderine katmak: Kâr yanlış görünür, vergi sorunu doğabilir.
• Belgeleri ay sonuna bırakmak: Kayıp fiş ve dekontlar mali müşaviriyle sürtüşme yaratır.

Defter, Excel ya da program?

Az hareketiniz varsa defter ve Excel yeterlidir. Satış, veresiye, stok ve kasa aynı anda büyüdüğünde ayrı tablolar birbirini tutmaz hâle gelir. Ön muhasebe programında satış yaptığınızda stok düşer, veresiye müşterinin hesabına yazılır, kasa güncellenir; gün sonu ve ay sonu raporları hazırdır. 250 kayda kadar ücretsiz.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; defter tutma ve vergi yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe nedir?

Ön muhasebe, işletmenin günlük satış, alış, tahsilat, ödeme, stok ve gider hareketlerinin, resmî defterlere işlenmeden önce düzenli olarak kaydedilmesi ve belgelerin toplanmasıdır. Resmî muhasebe değildir; mali müşavire doğru ve eksiksiz bilgi gitmesini sağlar.

Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark nedir?

Ön muhasebe işletmenin kendi iç kaydıdır: kime ne satıldı, kim ne kadar borçlu, kasada ne var, stokta ne kaldı. Genel (resmî) muhasebe ise bu bilgilerin Vergi Usul Kanunu'na göre yasal defterlere işlenmesi, beyannamelerin hazırlanması ve mali tabloların çıkarılmasıdır; genellikle mali müşavir tarafından yapılır.

Ön muhasebe nasıl yapılır?

Her satış ve alış belgesiyle kaydedilir; veresiye satışlar müşteri cari hesabına, vadeli alışlar tedarikçi hesabına yazılır; tahsilat ve ödemeler kasa ya da banka hareketi olarak girilir; giderler belgeleriyle kaydedilir; gün sonunda kasa sayılır; ay sonunda belgeler mali müşavire teslim edilir.

Ön muhasebe yapmak zorunlu mu?

Ön muhasebe ayrı bir yasal yükümlülük olarak tanımlanmamıştır. Ancak defter tutma ve belge düzeni yükümlülükleri (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu) vardır; ön muhasebe bu yükümlülüklerin zamanında ve doğru yerine getirilmesini kolaylaştırır.

Ön muhasebe için muhasebe bilgisi gerekir mi?

Hayır. Ön muhasebe için borç-alacak mantığını ve belge düzenini bilmek yeterlidir. Hesap kodları, yevmiye kayıtları ve beyannameler mali müşavirin işidir.