Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Sayım Listesi ve Fark Analizi

Ücretsiz sayım tutanağı: Kayıttaki ve sayılan miktar, fark ve fark tutarı sütunlu, imza bölümlü stok sayım tutanağı — Word ve PDF, kayıt istemez.

Stok sayımı çoğu işletmede yılda bir kez, bayram temizliği gibi yapılır. Rafla kayıt tutmayınca da suç genellikle "birileri almış" diye kapatılır. Oysa sayım farkının büyük kısmı hırsızlık değil, kayıt disiplinsizliğidir.

Bu yazıda sayımın nasıl yapılacağını, sayım listesinin nasıl hazırlanacağını ve çıkan farkın nasıl okunacağını anlatıyoruz.

Sayım neden yapılır?

Üç sebeple:

1. Kayıt ile rafı eşitlemek. Programda 40 yazan üründen rafta 33 varsa, siparişleriniz yanlış rakama göre veriliyor demektir.
2. Sızıntıyı görmek. Fark tekrar eden bir üründe yoğunlaşıyorsa orada bir süreç sorunu vardır.
3. Sermayenizi bilmek. Rafta duran mal paradır. Ne kadar paranın raflarda beklediğini bilmiyorsanız nakit planı yapamazsınız.

Sayım ne sıklıkla yapılmalı?

Yılda bir sayım, sorunu bulmak için çok geç bir sıklıktır. İşe yarayan yöntem döngüsel sayımdır: her şeyi aynı anda saymak yerine, her hafta bir grubu saymak.

Döngüsel sayımın avantajı, farkı iki ay sonra değil bir hafta sonra yakalamanızdır. Bir haftalık aralıkta neyin ters gittiğini hatırlayabilirsiniz; bir yıllık aralıkta hatırlayamazsınız.

Sayım listesi nasıl hazırlanır

Sayım listesinde bulunması gerekenler:

Kritik kural: sayım listesinde kayıtlı miktar YAZMAZ. Sayan kişi programdaki rakamı görürse istemeden ona doğru sayar. Buna "doğrulama yanlılığı" denir ve sayımı işe yaramaz hâle getirir. Kayıtlı miktar sayımdan sonra karşılaştırma ekranında görülür.

Sayım günü: yedi adım

1. Hareketi durdurun. Sayım sırasında satış ve mal kabul yapılmamalı. Mümkün değilse kapanıştan sonra sayın.
2. Rafları toplayın. Dağınık raf, yanlış sayımın en büyük sebebidir.
3. Listeyi yazdırın. Kayıtlı miktar olmadan, raf sırasına göre.
4. İki kişi sayın. Biri sayar, biri yazar. Tek kişi hem sayıp hem yazarsa hata oranı belirgin şekilde artar.
5. Açık kutuları ayrı yazın. "3 kutu + 4 adet" gibi. Sonradan toplarsınız.
6. Farklı çıkanları ikinci kez sayın. Farkı hemen kayda işlemeyin; önce tekrar sayın. İlk turdaki farkların önemli kısmı sayım hatasıdır.
7. Sonra girin. Sayılan miktarları programa işleyin ve farkı okuyun.

Farkı okumak

Fark çıkması normaldir. Önemli olan farkın türü.

Eksik çıkan mal (raf < kayıt). Sebepleri sıklık sırasına göre:

• Satış kaydedilmeden çıkmış (en yaygın)
• Numune, garanti değişimi veya kendi kullanımınız için alınmış, düşülmemiş
• Kırılmış/bozulmuş, fire yazılmamış
• Yanlış ürün kodundan satılmış — bu durumda başka bir ürün fazla çıkar
• Kayıp veya çalınma (en son bakılacak sebep)

Fazla çıkan mal (raf > kayıt). Neredeyse her zaman kayıt hatasıdır:

• Mal kabul iki kez girilmiş
• İade alınan ürün stoğa geri eklenmemiş
• Yanlış koddan satış yapılmış

Sürekli aynı üründe fark varsa o üründe bir süreç sorunu vardır; tek tek düzeltmek yerine sürecin kendisine bakın.

Fire ve zayiat

Fire, sayım farkından ayrı tutulmalıdır. Kırılan, bozulan, son kullanma tarihi geçen ürün fire olarak yazılır; sayımda "kayıp" gibi görünmemelidir. Fire ayrı kaydedilmezse zayiat oranınızı hiçbir zaman ölçemezsiniz.

Pratik kural: fire çıktığı gün yazılır, ay sonunda toplu değil.

Sayımdan sonra

Sayım, rakamları eşitlediğinizde bitmez. Asıl iş şu üç soru:

1. En büyük üç fark hangi üründe? Bunlar için süreç değişikliği gerekiyor mu?
2. Kaç ürün hiç hareket görmemiş? Rafta duran ölü stok, bağlanmış sermayedir. İskontoyla çıkarmak, yerinde tutmaktan iyidir.
3. Kritik seviyeye inen ne var? Sayım aynı zamanda sipariş listesidir.

Programda kritik stok uyarısı kuruluysa üçüncü soruyu her ay sormanıza gerek kalmaz; program söyler. Stok takip modülü ürün kartı, giriş-çıkış hareketi ve kritik seviye uyarısını birlikte tutuyor; satışla bağını satış programı sayfasında görebilirsiniz. Excel'de sayım tablosuyla uğraşıyorsanız Excel ile işletme takibi nerede tıkanır yazısı eşiği nerede geçtiğinizi anlatıyor.

Sık sorulanlar

Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı? Tam sayım yılda bir yeterlidir, ancak tek başına geç kalır. Hızlı devreden ve yüksek değerli ürünleri haftada bir, orta devirlileri ayda bir sayan döngüsel bir düzen farkı çok daha erken yakalar.

Sayım listesinde kayıtlı miktar görünmeli mi? Hayır. Sayan kişi programdaki rakamı görürse farkında olmadan o rakama doğru sayar ve sayım anlamını yitirir. Kayıtlı miktar yalnızca sayımdan sonra, karşılaştırma aşamasında görülmelidir.

Sayım farkı ne kadar normaldir? Sektöre ve ürün tipine göre değişir; küçük perakendede değer bazında yüzde 1–2 civarı yaygın kabul edilir. Önemli olan oranın kendisinden çok yönü: fark her sayımda büyüyorsa bir süreç bozuktur.

Sayım sırasında satış yapabilir miyim? Yapmamak en doğrusu. Zorunluysa sayım sırasında çıkan ürünleri ayrı bir listeye yazın ve sayım sonucuna elle işleyin; yoksa fark sizin kendi satışınızdan doğar.