Proforma Fatura Örneği: Nedir, Nasıl Hazırlanır? (Word, PDF)

Kısa cevap: Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce alıcıya ne satılacağını, kaç liraya ve hangi şartlarla bildiren ön belgedir. Bir tekliftir; resmî fatura değildir, vergi ve gelir kaydı doğurmaz. Alıcı onaylayıp mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında ayrıca fatura düzenlenir.

Proforma fatura ile fatura farkı

Proforma faturada neler bulunur?

1. Başlık: "PROFORMA FATURA" ibaresi açıkça yazılır; resmî faturayla karışmasın.
2. Satıcı: Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, iletişim, IBAN.
3. Alıcı: Unvan ya da ad soyad, adres, vergi bilgisi, yetkili kişi.
4. Proforma no ve tarih, geçerlilik tarihi.
5. Kalem tablosu: mal/hizmet, açıklama (ihracatta GTİP), miktar, birim, birim fiyat, tutar.
6. Toplamlar: ara toplam, iskonto, KDV (oran ve tutar), genel toplam.
7. Şartlar: ödeme şekli (peşin, havale, akreditif, vadeli), teslim süresi, teslim şekli ve yeri, ambalaj-nakliye.
8. İmza / kaşe ve varsa alıcı onayı.

İhracat ve ithalatta proforma

• Döviz: Proformayı satış yapacağınız para biriminde (USD, EUR) düzenleyin; tek para birimi kullanın.
• Teslim şekli: EXW (işyerinde teslim), FOB (gemiye yükleme), CIF (sigorta ve navlun dahil) gibi teslim şeklini yazın; maliyetin kimde olduğu buna göre belirlenir.
• GTİP: Malın gümrük tarife numarası alıcının gümrük işlemlerini hızlandırır.
• Banka: Akreditif ya da peşin ödeme için banka proforma isteyebilir; banka bilgilerini eksiksiz yazın.

Sık yapılan hatalar

• Geçerlilik tarihi yazmamak: Kur ve maliyet değiştiğinde eski fiyatla bağlı kalırsınız.
• "Fatura" yazıp proforma niyetiyle göndermek: Belgenin başlığında mutlaka "PROFORMA" yazın.
• KDV'yi belirsiz bırakmak: Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğunu açıkça işaretleyin.
• Satış sonrası faturayı unutmak: Proforma yerine geçmez; teslimden itibaren en geç 7 gün içinde fatura düzenlenir (VUK m. 231/5).

Proforma yerine onay linkli teklif

Yurt içi satışlarda proforma çoğu zaman "fiyat teklifi" işi görür. Teklif programında kalemli teklifi hazırlayıp WhatsApp'tan bağlantıyla gönderirsiniz; müşteri teklifi telefonundan açıp tek dokunuşla onaylar, onaylanan teklif satışa dönüşür, stok ve kasa kendiliğinden güncellenir. Kâğıt teklif formu isterseniz: fiyat teklif formu örneği. 250 kayda kadar ücretsiz.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve fatura işlemlerinde mali müşavirinize danışın.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura nedir?

Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce satıcının alıcıya malın ya da hizmetin cinsini, miktarını, fiyatını ve satış şartlarını bildirdiği ön belgedir. Bir teklif niteliğindedir; Vergi Usul Kanunu'ndaki fatura yerine geçmez.

Proforma fatura ile fatura arasındaki fark nedir?

Fatura, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında düzenlenen ve vergi kaydı doğuran resmî belgedir (VUK m. 229). Proforma fatura ise satıştan önce düzenlenir, vergi ve gelir kaydı doğurmaz, defterlere işlenmez. Satış gerçekleşince ayrıca fatura düzenlenir.

Proforma faturada KDV yazılır mı?

Alıcının ödeyeceği toplamı göstermek için KDV oranı ve tutarı yazılabilir; ancak proforma faturadaki KDV, vergi beyanına konu olmaz. Vergi doğuran olay malın teslimi ya da hizmetin yapılmasıdır ve bu aşamada düzenlenen faturada KDV gösterilir.

Proforma fatura ne zaman istenir?

Alıcının satın alma onayı, bütçe, banka ödemesi ya da kredi işlemi için; ithalat ve ihracatta akreditif açılması, ön ödeme ve gümrük işlemlerinde sıkça istenir.

Proforma fatura döviz cinsinden düzenlenebilir mi?

Evet. Özellikle ihracatta proforma fatura döviz cinsinden düzenlenir. Para birimini tek tip yazın, teslim şeklini (EXW, FOB, CIF gibi) ve geçerlilik tarihini belirtin; kur değiştiğinde eski fiyatla bağlı kalmazsınız.

Proformadan sonra fatura ne zaman kesilir?

Mal teslim edilince ya da hizmet yapılınca fatura en geç yedi gün içinde düzenlenir (VUK m. 231/5). Proformadaki bilgilerle kesin fatura birbirini tutmalıdır.