Gün Sonu Kasa Kapanışı Nasıl Yapılır? Kasa Açığı Neden Olur

Kısa cevap: Önce çekmecede olması gereken nakdi hesaplayın, sonra sayın ve iki rakamı karşılaştırın:

Olması gereken nakit = Açılış tutarı + Nakit tahsilat − Nakit gider ve iade − Gün içinde kasadan çekilen para

Kart ve havale bu hesaba girmez. Onları POS gün sonu raporu ve banka hesabıyla ayrıca karşılaştırırsınız. Fark çıkarsa sebebiyle birlikte yazılır, ertesi günün açılış tutarı ayrılır ve kapanış biter.

"Akşam kasayı sayıyorum, hiç tutmuyor" cümlesi küçük işletmelerde çok sık duyulur. Çoğu zaman sorun paranın kaybolması değil, neyin sayılması gerektiğinin belirsiz olmasıdır. Kart ile nakit karışır, veresiye verilen tutar alınmış gibi yazılır, çekmeceden alınan çay parası kaydedilmez. Bu yazıda kapanışı adım adım, kasa açığının sebeplerini de tek tek anlatıyoruz.

Önce kavramlar: kasa, çekmece, gelir

Üç şey sık karıştırılır:

1.000 liralık bir satışın 400'ü nakit, 600'ü veresiye ise gelir 1.000, çekmeceye giren 400'dür. Kasa defterine 1.000 yazılırsa akşam 600 lira "açık" çıkar. Oysa kaybolan para yoktur.

Gün sonu kapanışı: 7 adım

1. Açılış tutarını bilin

Her gün çekmecede belli bir bozuk para ve küçük banknotla başlanır. Bu tutar dün akşam ayrılmış ve yazılmış olmalıdır. Açılış tutarı bilinmiyorsa hiçbir sayım tutmaz.

2. Nakit tahsilatları toplayın

Gün içindeki satış, servis teslimi ve borç tahsilatlarından yalnızca nakit alınanları toplayın. Kısmi ödemelerde yalnızca alınan kısmı yazın.

3. Nakit çıkışları toplayın

• Çekmeceden ödenen giderler: çay, kargo, küçük malzeme, kurye
• Nakit yapılan iadeler
• Tedarikçiye nakit ödeme
• Gün içinde bankaya yatırılan ya da işletme sahibinin aldığı para

Her biri için bir fiş ya da not olmalı. "Sonra yazarım" denen gider, akşamın açığıdır.

4. Olması gereken nakdi hesaplayın

Örnek:

5. Çekmeceyi sayın

Banknot ve bozuk parayı cins cins sayın. İki kişi varsa biri sayar, diğeri yazar.

6. Farkı yazın ve sebebini arayın

Örnekte 5 ₺ açık var. Küçük farklar para üstünden kaynaklanabilir; yine de yazılır. Büyük farkta aşağıdaki listeyi kontrol edin.

7. Kartı ve havaleyi ayrıca kontrol edin, açılışı ayırın

• Kart: POS cihazından gün sonu raporu alın, kayıtlarınızdaki kart toplamıyla karşılaştırın.
• Havale/EFT: Banka hesabındaki gelen hareketleri kayıtlarla eşleştirin.
• Yazar kasa (ÖKC) kullanıyorsanız Z raporunu da aynı güne ait kayıtlarla karşılaştırın.
• Ertesi günün açılış tutarını ayırın, kalan nakdi kasaya ya da bankaya koyun ve açılış tutarını not edin.

Kasa açığının 8 sebebi

Listenin ilk iki satırı, "kasa hiç tutmuyor" şikâyetlerinin çoğunu tek başına açıklar.

Kasa fazlası da bir hatadır

Fazla çıktığında sevinmek yerine araştırın. Kaydedilmemiş bir satış, kartla alınıp nakit yazılmamış bir tahsilat ya da müşteriye eksik verilmiş para üstü olabilir. Fazlayı sessizce cebe koymak, ertesi günün açığını gizler ve hatanın kaynağını kaybettirir.

Çok çalışanlı işletmede

• Her tahsilat kimin aldığıyla birlikte kaydedilmeli.
• Vardiya değişiminde çekmece sayılır, devir tutarı iki kişinin önünde yazılır.
• Açık çıktığında önce kayıt hatası aranır; suçlama en son adımdır.

Personelin neyi görüp neyi görmeyeceğini personel yetkilendirme yazısında anlattık.

Gün sonu sayım tablosu

Kâğıtta tutmak isterseniz her gün şu satırları doldurun:

Programda nasıl yapılır?

İşletme Yönetim'in kasa ekranında her tahsilat nakit, kart, havale ya da online olarak ayrı kaydedilir. Ekrandaki "Bugün kasada olmalı" kartı, o gün nakit giren paradan nakit çıkan parayı düşerek hesaplar; buna sabahki açılış tutarını eklediğinizde sayacağınız rakamı bulursunuz. Kart ve havale bu hesaba girmez.

Veresiye satışta kasaya yalnızca alınan para yazılır, kalanı Alacaklarım listesine düşer; kasa açığının bir numaralı sebebi böylece ortadan kalkar. Personel hesabıyla girildiğinde gün sonu dökümü o kişinin kendi aldığı parayı gösterir.

Gider kalemlerini nasıl sınıflandıracağınızı işletme giderleri yazısında, kâr hesabını da kâr marjı rehberinde bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Gün sonu kasa kapanışı nasıl yapılır?

Önce çekmecede olması gereken nakdi hesaplayın: sabahki açılış tutarı + gün içinde nakit alınan para − nakit ödenen gider ve iadeler − gün içinde kasadan çekilen para. Sonra çekmecedeki parayı sayın, iki rakamı karşılaştırın, farkı sebebiyle birlikte yazın ve ertesi güne bırakılacak açılış tutarını ayırın. Kart ve havale tahsilatları çekmecede sayılmaz; POS gün sonu raporu ve banka hareketiyle ayrıca karşılaştırılır.

Kasa açığı neden olur?

En sık sebepler: veresiye verilen tutarın alınmış gibi kasaya yazılması, kartla alınan paranın nakit diye girilmesi, kasadan alınan küçük giderlerin kaydedilmemesi, iadenin kasaya işlenmemesi, sabah açılış tutarının bilinmemesi ve para üstü hataları. Açıkların çoğu hırsızlık değil kayıt hatasıdır.

Kasa fazlası çıkarsa ne yapılmalı?

Fazla da bir hatadır: kaydedilmemiş bir satış, nakit yerine kart diye girilmiş bir tahsilat ya da müşteriye eksik verilmiş para üstü olabilir. Farkı "kasa fazlası" olarak not edin ve aynı günün kayıtlarını tek tek kontrol edin; fazlayı sessizce cebe koymak ertesi günün açığını gizler.

Kart ile alınan para kasaya dahil mi?

Kart ve havale tahsilatları gelirdir ama çekmecede durmaz. Gün sonunda çekmecede yalnızca nakit sayılır; kart toplamı POS cihazının gün sonu raporuyla, havaleler banka hesabıyla karşılaştırılır. Yöntemleri ayrı tutmayan bir kasa defterinde çekmece hiçbir zaman tutmaz.

Birden fazla çalışan aynı kasayı kullanıyorsa ne yapılmalı?

Her tahsilatın kimin tarafından alındığı kaydedilmeli. Vardiya değişiminde çekmece sayılıp devir tutarı iki kişinin önünde yazılmalı. Böylece açık çıktığında hangi zaman aralığında oluştuğu bulunabilir.