İşletme Giderleri Nelerdir? Gider Kalemleri ve Takibi

"Bu ay iyi kazandım" diyen işletme sahibinin çoğu zaman baktığı tek rakam cirodur. Gider tarafı ise dağınıktır: bir kısmı hesaptan otomatik çıkar, bir kısmı nakit ödenir ve hiç yazılmaz, bir kısmı da "zaten her ay aynı" diye takip edilmez.

Sonuç tanıdıktır: ciro artar, kasada para kalmaz ve nereye gittiği bulunamaz.

Giderler nasıl sınıflanır?

İki ayrım yeterli. Fazlası küçük işletmede işe yaramaz.

Sabit ve değişken

Sabit giderler iş olsun olmasın çıkar: kira, maaş, aidat, abonelikler, sigorta, muhasebe ücreti.

Değişken giderler iş hacmiyle birlikte artar: mal alımı, malzeme, nakliye, ambalaj, komisyon.

Bu ayrım neden önemli? Çünkü başabaş noktanız sabit giderlerinizden hesaplanır:

Başabaş cirosu = Aylık sabit gider ÷ Brüt marj oranı

Sabit gideriniz 40.000 TL, brüt marjınız %35 ise ayda 114.286 TL satış yapmadan zarar edersiniz. Bu tek rakamı bilmek, ay ortasında nerede durduğunuzu ölçmenizi sağlar. Marj hesabının ayrıntısı kâr marjı rehberinde.

Doğrudan ve dolaylı

Doğrudan gider belirli bir işe yazılabilir: o servise takılan parça, o montaja giden yol. Dolaylı gider işletmenin geneline aittir: elektrik, internet, kira.

Doğrudan giderleri işin altına yazmazsanız o işin gerçekten kazandırıp kazandırmadığını bilemezsiniz.

Küçük işletmede tipik gider kalemleri

Aşağıdaki liste bir kontrol listesidir. Takip etmediğiniz kalemleri işaretleyin.

Son satır en çok atlananıdır. Kırılan mal, tahsil edilemeyen alacak ve fire de giderdir. Yazılmadıklarında kârınız olduğundan yüksek görünür.

En çok kaçırılan altı gider

1. POS komisyonu. Kartla yapılan her satışın belirli bir yüzdesi bankada kalır. Ciro üzerinden hesap yapıp bunu düşmeyen işletme, marjını sürekli olduğundan yüksek sanır.
2. Küçük nakit harcamalar. Kırtasiye, çay-kahve, hırdavat, taksi. Tek tek küçük, ay sonunda toplamı şaşırtıcıdır. Yazılmayan gider yönetilemez.
3. Kendi maaşınız. İşletme sahibinin emeği bedava değildir. Kendinize bir ücret belirleyip gidere yazmazsanız, işletmenin gerçekten kâr edip etmediğini bilemezsiniz.
4. Yazılım abonelikleri. Aylık küçük tutarlar sessizce birikir. Yılda bir kez hepsini listeleyip kullanmadıklarınızı kapatın.
5. Fire ve zayiat. Kırılan, bozulan, son kullanma tarihi geçen mal. Ayrı bir kalem olarak yazılmazsa stok sayımında "kayıp" gibi görünür ve yanlış yere bakılır. Ayrıntısı: stok sayımı rehberi.
6. Tahsil edilemeyen alacak. Satıldı, kâr yazıldı, para hiç gelmedi. Belirli bir süre sonra bunu gider olarak kabul etmek gerekir; aksi hâlde kâğıt üzerindeki kârınız hiç gerçekleşmez.

Gider takibinin üç kuralı

1. Aynı gün yazın. "Akşam yazarım" diye ertelenen harcamanın yarısı yazılmaz. Gider, ödendiği gün kaydedilir.

2. Kategoriyi az tutun. Sekiz-on kategori yeterlidir. Otuz kategorili bir yapı kurulur ama sürdürülmez; kimse doğru kategoriyi bulmaya uğraşmaz ve hepsi "diğer"e düşer.

3. Nakit ve karttan bağımsız yazın. Gider, nasıl ödendiğinden bağımsız olarak giderdir. Ödeme yöntemi ayrı bir alandır, giderin kendisi değil.

Ayda 20 dakikalık gider kontrolü

Ay sonunda bakılacak dört şey:

1. Toplam gider — geçen aya göre arttı mı, azaldı mı?
2. En büyük üç kalem — beklediğiniz üç kalem mi çıktı?
3. Sabit gider toplamı — başabaş noktanız değişti mi?
4. "Diğer" kategorisinin payı — %10'u geçiyorsa kategorileriniz yanlış kurulmuş demektir.

Bu dördü üç ay üst üste bakıldığında eğilim görünür. Tek bir ayın rakamından çok, yönü önemlidir.

Nerede tutulur?

Defter, Excel ya da program — hangisi olursa olsun tek kural şudur: gelir ve gider aynı yerde tutulmalı. İkisi ayrı yerdeyse net rakama hiçbir zaman ulaşamazsınız.

Program kullanıyorsanız aranacak asgari özellikler: kategori, tarih, ödeme yöntemi, gider notu ve dönem karşılaştırması. Bunun ötesindeki ayrıntı küçük işletmede genelde kullanılmaz.

Kasa ve gelir gider modülü bu kalemleri tek defterde tutuyor; satış ve servis tahsilatları da aynı deftere yazıldığı için net rakam tek yerden okunuyor. Bütünün nasıl kurulduğunu işletme yönetimi rehberinde anlattık.

Sık sorulanlar

İşletme giderleri nelerdir? Kira, personel, faturalar, mal ve malzeme alımı, ulaşım, dışarıdan alınan hizmetler, pazarlama, vergi ve resmî ödemeler, bakım-onarım, finansman maliyetleri ile fire ve tahsil edilemeyen alacaklar. Son grup en sık atlananıdır ve atlandığında kâr olduğundan yüksek görünür.

Sabit ve değişken gider ayrımı ne işe yarar? Başabaş noktanızı hesaplamaya yarar: aylık sabit gideri brüt marj oranına bölerek zarar etmemek için gereken asgari ciroyu bulursunuz. Bu rakamı bilmek, ay bitmeden nerede durduğunuzu ölçmenizi sağlar.

İşletme sahibinin kendi maaşı gider midir? Yönetim muhasebesi açısından evet: kendinize bir ücret belirleyip gidere yazmazsanız işletmenin gerçekten kâr edip etmediğini ölçemezsiniz. Bunun vergi ve resmî muhasebedeki karşılığı işletmenizin türüne göre değişir, mali müşavirinize danışın.

Gider kategorileri kaç tane olmalı? Sekiz ila on arası yeterlidir. Daha fazlası kurulur ama sürdürülmez; kayıtların çoğu "diğer" kategorisine düşer. "Diğer"in payı toplamın %10'unu geçiyorsa kategorileriniz işinize uymuyor demektir.

Nakit ödenen küçük harcamaları takip etmek şart mı? Şart. Tek tek küçük olmaları toplamlarını küçük yapmıyor; çoğu işletmede aylık toplamı fark edilir düzeydedir. Yazılmayan gider yönetilemez ve marjınızı olduğundan yüksek gösterir.