Müşteri Takip Excel: Arama Günü Uyarılı Hazır Liste

Müşteri kartı kendiliğinden dolsun: Müşteri takip programında her servis, satış ve randevu müşterinin kartına kendiliğinden işlenir; borç, geçmiş işler ve uzun süredir gelmeyen müşteriler tek ekranda görünür, karttan tek tıkla WhatsApp yazılır. 250 kayda kadar ücretsiz.

Kısa cevap: Excel'de müşteri takibi için iki sayfa yeterlidir: müşteriler (her müşteri bir kez) ve görüşmeler (her arama, mesaj, ziyaret ve satış ayrı satır). Görüşmeye bir sonraki arama tarihi yazarsanız, o müşterinin arama günü ve "BUGÜN ARA" ya da "GECİKTİ" uyarısı kendiliğinden çıkar. Şablon bunları, görüşme sayısını ve toplam satışı sizin yerinize hesaplar.

Şablonda neler var?

"Arama günü" nasıl çalışıyor?

Her görüşmeden sonra iki şey yazarsınız: sonraki adım (ne yapılacak) ve sonraki tarih (ne zaman). Şablon, müşterinin en son görüşmesindeki tarihi arama günü olarak alır:

• Arama günü bugünse satır turuncu, durum "BUGÜN ARA"
• Tarih geçmişse satır kırmızı, durum "GECİKTİ"
• 7 gün içindeyse durum "bu hafta"

Yeni görüşmeyi yazıp yeni tarih verdiğinizde uyarı kendiliğinden kalkar. Her sabah "Durum" sütununu süzmek günün arama listesini verir.

Kaybolan müşteriyi yakalayın

Özet sayfasındaki "90 gündür görüşülmeyen müşteri" sayısı, sessizce giden müşterilerin listesidir. Küçük işletmede yeni müşteri bulmaktan en ucuz ciro, bu listeye atılan tek mesajdır. Mesaja ne yazacağınızı düşünmek istemezseniz, bakım hatırlatması gibi müşterinin aldığı hizmetle ilgili bir konu seçin.

Müşteri nereden geliyor?

"Nereden geldi" sütununu her yeni müşteride doldurun (tavsiye, Google/internet, sosyal medya, tabela, eski müşteri). Özet sayfası her kaynağın kaç müşteri ve ne kadar satış getirdiğini grafikle gösterir. Reklam parasını ve emeğinizi en çok satış getiren kaynağa yönlendirirsiniz. Google'da görünmek için: işletmemi Google'da nasıl gösteririm.

Kampanya mesajı ve kişisel veri

İki kural bilmeniz yeterli; ayrıntı için kaynaklar yazının sonunda:

• Ticari ileti için onay gerekir. Kampanya, indirim ve tanıtım mesajları müşterinin önceden onayı alınarak gönderilebilir (6563 sayılı Kanun m. 6/1). Müşterinin iletişim için verdiği bilgilerle, aldığı ürün ya da hizmetin kullanım ve bakımına ilişkin mesaj için ayrıca onay alınmaz; esnaf ve tacirlere onaysız gönderilebilir (m. 6/2). Şablondaki "Pazarlama izni" sütunu bunun içindir.
• Gereğinden fazla veri tutmayın. Kişisel veri; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmelidir (KVKK m. 4). Müşteriye verilerinin neden tutulduğu söylenmelidir (KVKK m. 10). Şablonda bu yüzden T.C. kimlik no gibi alanlar yoktur.

Borç hatırlatma bir kampanya mesajı değildir; nasıl yazılacağını veresiye borcu nasıl hatırlatılır yazısında anlattık.

Doldururken üç kural

1. Müşteri adını listeden seçin. Formüller müşteriyi adından eşleştirir; "Ahmet Yılmaz" ile "Ahmet yılmaz" iki ayrı müşteri sayılır.
2. Aynı adda iki müşteri varsa ek yazın. Örneğin "Ahmet Yılmaz – Kadıköy".
3. Satışı da görüşme olarak yazın. Toplam satış ve kaynağa göre satış ancak böyle doğru çıkar.

Excel'den programa ne zaman geçmeli?

Dosyayı iki kişi tutuyorsa, kopyaları çoğalıp hangisinin güncel olduğu karışıyorsa ya da müşterinin servis kaydı, satışı ve borcu ayrı yerlerdeyse. İşletme Yönetim'de her servis, satış ve randevu müşteri kartına kendiliğinden işlenir; kimin ne kadar borcu olduğu ve kaç gündür beklediği kartta görünür, uzun süredir gelmeyen müşteriler listelenir. Hatırlatıcı kurduğunuzda arama günü telefonunuza bildirim olarak gelir. Excel'deki müşteri listesi gibi düz tablolar genellikle olduğu gibi aktarılabilir.

Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar. Borç takibi için: veresiye defteri Excel.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Excel'de müşteri takibi nasıl yapılır?

İki sayfa yeterlidir: müşteriler (her müşteri bir kez) ve görüşmeler (her arama, mesaj, ziyaret ve satış ayrı satır). Görüşmede bir sonraki arama tarihini yazarsanız, müşteri listesinde o müşterinin arama günü ve "BUGÜN ARA" ya da "GECİKTİ" uyarısı kendiliğinden görünür.

Müşteri takip listesinde hangi bilgiler olmalı?

Ad ya da unvan, telefon, varsa e-posta, şehir/ilçe, müşterinin nereden geldiği, etiket (bireysel, kurumsal gibi), ilk kayıt tarihi ve ticari ileti için onayı olup olmadığı. Son görüşme, görüşme sayısı ve toplam satış görüşmelerden hesaplanır; elle yazılmaz.

Müşteriye kampanya SMS'i göndermek için izin gerekir mi?

Evet. Ticari elektronik iletiler alıcının önceden onayı alınarak gönderilebilir (6563 sayılı Kanun m. 6/1). Müşterinin kendisiyle iletişim için verdiği bilgilerle, aldığı ürün ya da hizmetin değişiklik, kullanım ve bakımına ilişkin ileti için ayrıca onay alınmaz; esnaf ve tacirlere onaysız gönderilebilir (m. 6/2). Ayrıntı için bir avukata danışın.

Müşteri bilgilerini Excel'de tutmak KVKK'ya aykırı mı?

Müşteri bilgisi kişisel veridir; nerede tutulduğundan çok nasıl işlendiği önemlidir. Veri; belirli ve meşru bir amaçla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmelidir (KVKK m. 4) ve müşteri, verilerinin neden tutulduğu konusunda bilgilendirilmelidir (KVKK m. 10). Dosyanın parolalı ve yedekli olması da önemlidir.

Excel müşteri takibi ne zaman yetersiz kalır?

Aynı müşteriyle birden fazla kişi ilgileniyorsa, dosyanın kopyaları çoğalıp hangisinin güncel olduğu karışıyorsa, arama gününü telefona bildirim olarak almak istiyorsanız ya da müşterinin servis kayıtları, satışları ve borcu da aynı yerde olsun istiyorsanız.