Ücretsiz Ön Muhasebe Programı: Ne Kapsar, Neyi Kapsamaz?

Kısa cevap: Ön muhasebe programı işletmenin cari hesabını, kasasını, stoğunu ve satışlarını günlük olarak tutar. Ücretsiz sürümleri vardır; çoğu kayıt, kullanıcı, süre ya da özellikle sınırlıdır. e-Fatura özel entegratör üzerinden düzenlendiği ve belge başı maliyeti olduğu için ücretsiz sürümlerde genellikle kapalıdır. Beyan, resmî defter ve bilanço mali müşavirin işidir; ön muhasebe ona doğru veriyi hazırlar.

Hemen denemek isterseniz: ön muhasebe programı — cari, kasa ve stok 250 kayda kadar ücretsiz; süre sınırı ve kredi kartı yok.

Ön muhasebe neyi kapsar, neyi kapsamaz?

Bu ayrım önemlidir: "ücretsiz muhasebe programı" arayan çoğu esnafın ihtiyacı sol sütundur. Sağ sütunu kendiniz yapmaya çalışmak hem risklidir hem de 3568 sayılı Kanun'a göre meslek mensubunun alanıdır.

Ücretsiz sürümlerde dört sınır tipi

Sınır dolduğunda eski kayıtları görebiliyor ve Excel olarak indirebiliyorsanız, ücretsiz sürüm güvenlidir. Genel seçim ölçütlerini ücretsiz işletme programı: gerçekten bedava olan ne yazısında anlattık.

e-Fatura neden çoğu zaman ücretli?

e-Fatura ve e-Arşiv faturası, GİB'in izin verdiği özel entegratör üzerinden ya da GİB portalından düzenlenir. Entegratörler belge (kontör) başına ücret alır; bu maliyeti taşıyan program da e-Fatura'yı genellikle ücretli pakete koyar. Karar için:

• e-Fatura mükellefi değilseniz ya da faturayı müşavirinizle yürütüyorsanız bu özelliğe ihtiyacınız yoktur.
• Mükellefseniz programın hangi entegratörle çalıştığını ve belge başı ücreti ayrıca sorun.

İşletme Yönetim'in hazır paketinde e-Fatura yoktur; gerektiğinde işletmenize özel entegratör bağlantısı kurulur (özel ERP ve entegrasyon).

Ön muhasebe programında olması gereken beş şey

1. Tahsil edilmeyen tutarın cariye kendiliğinden düşmesi. Satışta ya da serviste ödenmeyen kısım ayrı deftere yazılmamalı (cari hesap ve veresiye takibi).
2. Stokun satışla düşmesi. Satıştan sonra stoğu elle düzeltmek, sayım farkının ana kaynağıdır (stok sayımı nasıl yapılır).
3. Gün sonu kasa. Kasaya yalnızca gerçekten alınan para yazılmalı (gün sonu kasa kapanışı).
4. Gider kalemleri ve kâr. Gelir kadar gider de tutulmazsa kâr hesabı yanıltır (işletme giderleri listesi, kâr marjı hesaplama).
5. Müşavire döküm. Ay sonunda kayıtlar Excel olarak müşavire gönderilebilmeli.

Excel ile ön muhasebe ne zaman yetmez?

Tek kasa, az veresiye ve tek kişi varken Excel iş görür. Üç işarette tıkanır: veresiye müşteri sayısı arttığında borç takibi karışır, stok satışla birlikte düşmediği için sayım tutmaz, iki kişi aynı dosyaya yazdığında kayıt kaybolur. Ayrıntısı: Excel ile işletme takibi nerede tıkanır. Başlangıç için hazır tablo isterseniz: veresiye defteri Excel şablonu.

İşletme Yönetim'in ücretsiz sürümü

Ön muhasebe programını açmak iki dakika sürer; kasa tarafını gelir gider takip programı sayfasında ayrıca anlattık.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve muhasebe konularında mali müşavirinize danışın.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe programı ne işe yarar?

İşletmenin günlük para, mal ve müşteri hareketlerini tutar: cari hesap (kim ne kadar borçlu), kasa (giren-çıkan para), stok (hangi maldan kaç adet var) ve satış. Resmî defter, beyanname ve bilanço mali müşavirin işidir; ön muhasebe ona düzenli ve doğru veri hazırlar.

Ücretsiz ön muhasebe programı var mı?

Var; genellikle kayıt sayısı, kullanıcı sayısı, süre veya özellikle (e-Fatura, rapor, dışa aktarma) sınırlıdır. Kalıcı ücretsiz kullanım için süre sınırlı deneme yerine kayıt veya özellik sınırlı sürüm seçilmeli; sınır dolunca verinin okunabilir ve dışa aktarılabilir kaldığı kontrol edilmelidir.

Ön muhasebe programıyla e-Fatura kesilir mi?

Bazılarında kesilir, bazılarında kesilmez. e-Fatura ve e-Arşiv, GİB'in yetkilendirdiği özel entegratör üzerinden düzenlenir ve genellikle kontör/belge başı ücretlidir; bu yüzden "ücretsiz" sürümlerde e-Fatura çoğunlukla kapalıdır. e-Fatura mükellefi değilseniz ya da faturayı müşavirinizle yürütüyorsanız bu özelliğe gerek yoktur.

Ön muhasebe programı mali müşavirin yerini tutar mı?

Hayır. Ön muhasebe günlük kaydı tutar; vergi beyanı, resmî defter ve mevzuat takibi mali müşavirin sorumluluğundadır (3568 sayılı Kanun). İyi bir ön muhasebe programı müşavire verilecek dökümü hazırlar ve ay sonu evrak kovalamayı azaltır.

Excel ön muhasebe için yeterli mi?

Tek kişi, az hareket ve tek kasa varsa başlangıçta yeter. Veresiye müşteri sayısı arttığında, stok satışla birlikte düşmesi gerektiğinde ve birden fazla kişi kayıt girdiğinde Excel'de hata ve tutarsızlık başlar; pratik eşik birkaç yüz kayıttır.