Randevu Defteri Excel: Çakışma Uyarılı, Haftalık Görünümlü

Hatırlatmayı elle göndermekten yorulduysanız: Randevu programında müşteri randevuyu verdiğiniz anda kaydedilir, hatırlatma mesajı hazır gelir, personel kendi takvimini telefonundan görür. 250 kayda kadar ücretsiz.

Kısa cevap: Randevu defteri; her randevunun tarihini, saatini, süresini, müşterisini, hizmetini, personelini, ücretini ve durumunu tutan listedir. İyi bir defter üç soruya cevap verir: Bu saat boş mu? Aynı personele iki randevu verdim mi? Bu ay kaç müşteri gelmedi? Şablon üçünü de kendiliğinden hesaplar.

Şablonda neler var?

Çakışma uyarısı nasıl çalışır?

Her satırın bitiş saati, başlangıç ve süreden hesaplanır. Aynı gün, aynı personelde saatleri üst üste binen iki randevu varsa ikisi de turuncuya döner ve "ÇAKIŞMA" yazar. İptal edilen randevular kontrole girmez. Personel sütununu boş bırakırsanız kontrol yapılmaz; tek kişi çalışıyorsanız kendi adınızı yazın.

Gelmeyen müşteriyi ölçün

"Gelmeyen çok" hissi yerine rakama bakın. Özet sayfası:

• Gelmeme oranı = gelmeyen ÷ (gelen + gelmeyen). İptaller hesaba katılmaz.
• Hatırlatma gönderilen ve gönderilmeyen randevulardaki gelmeme oranını ayrı ayrı gösterir. İkisi arasındaki fark, hatırlatmanın sizin dükkânınızda ne kazandırdığıdır.
• Boş kalan ciro: Gelmeyen randevuların ücret toplamı. Kapora almayı düşünüyorsanız bu rakama bakın.

Hatırlatma mesajında dikkat

Randevudan bir gün önce ve aynı gün sabah kısa bir hatırlatma yaygın bir yöntemdir. Mesajı yalnızca bilgilendirme olarak tutun: "Yarın 14:00'te randevunuz var" yeterlidir. Kampanya ya da indirim eklerseniz mesaj tanıtım amaçlı ticari elektronik iletiye döner; bunun için alıcının önceden onayı gerekir (6563 sayılı Kanun m. 6).

Müşteri adı ve telefonu kişisel veridir: dosyayı herkesin açabildiği bir bilgisayarda ya da paylaşılan klasörde açık bırakmayın.

Kâğıttan Excel'e, Excel'den programa

Kâğıt defterin en büyük sorunu, dükkânda değilken randevu yazamamaktır; Excel'in sorunu ise aynı dosyayı iki kişinin aynı anda kullanamaması ve hatırlatmayı elle göndermektir. Geçişin adımlarını randevu defterinden dijitale geçiş yazısında anlattık. Kuaför ve güzellik salonları için ayrıca: kuaförde müşteri ve randevu yönetimi.

İşletme Yönetim'de randevu verildiği anda takvime düşer; aynı personele aynı saatte ikinci randevu kaydedilince uyarı çıkar, müşteriye hatırlatma WhatsApp'tan tek dokunuşla gider ve her personel kendi gününü telefonundan görür.

Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Randevu defterinde hangi bilgiler tutulur?

Tarih, başlangıç saati, süre, müşteri adı ve telefonu, hizmet, personel, ücret ve randevunun durumu (bekliyor, geldi, gelmedi, iptal). Hatırlatma gönderilip gönderilmediğini de yazmak, hatırlatmanın gelmeyen sayısına etkisini ölçmeyi sağlar.

Excel randevu defterinde çakışan randevu nasıl bulunur?

Her randevunun bitiş saati başlangıç ve süreden hesaplanır. Aynı gün ve aynı personelde, bir randevunun başlangıcı diğerinin bitişinden önce ve bitişi diğerinin başlangıcından sonraysa saatler çakışır. Şablon bunu her satırda kontrol eder ve "ÇAKIŞMA" yazar.

Gelmeyen müşteri (no-show) oranı nasıl hesaplanır?

Gelmeyen randevu sayısı, gelen ve gelmeyen randevuların toplamına bölünür; iptal edilenler hesaba katılmaz. Şablonun Özet sayfası bunu seçilen ay için hesaplar; hatırlatma gönderilen ve gönderilmeyen randevulardaki oranı ayrı ayrı gösterir.

Randevu hatırlatma mesajı için müşteriden onay gerekir mi?

Randevu hatırlatması gibi yalnızca bilgilendirme amaçlı mesajlara kampanya ya da tanıtım eklenmemelidir. Mal ve hizmetleri tanıtmak amacıyla gönderilen ticari elektronik iletiler için alıcının önceden onayı gerekir (6563 sayılı Kanun m. 6). Emin değilseniz bir hukukçuya danışın.

Kâğıt randevu defterinden dijitale ne zaman geçilmeli?

Birden fazla personel aynı defteri kullanıyorsa, telefonla gelen randevuyu dükkânda olmadığınızda yazamıyorsanız ya da hatırlatmaları elle gönderiyorsanız geçiş zamanı gelmiştir. Excel şablonu ara adımdır; müşteriye otomatik hatırlatma için randevu programı gerekir.