Borç Hatırlatma Yazısı Örneği: 3 Kademeli Ödeme Hatırlatma

Kimin ne kadar borcu var, kaç gündür bekliyor? Cari hesap programında kalan borç kendiliğinden hesaplanır; hatırlatma mesajı WhatsApp'tan tek dokunuşla gider. 250 kayda kadar ücretsiz.

Kısa cevap: Borç hatırlatma yazısı; borcun dayanağını, tutarını, vadesini ve son ödeme tarihini nazik ve somut bir dille bildiren, borç dökümü ve ödeme bilgisi içeren yazıdır. Üç kademe yeterlidir: nazik hatırlatma → ödeme planı teklifli ikinci hatırlatma → yasal yol öncesi son hatırlatma. Tehdit ve hakaret içermez, borç üçüncü kişilere duyurulmaz.

Üç kademe: ne zaman hangisi?

Şablonda üç yazının her biri ayrı sayfada, antet, sayı-tarih, muhatap, konu, borç dökümü ve ödeme bilgisiyle hazır. Köşeli parantezli alanları doldurmanız yeterli.

Yazıda mutlaka olması gerekenler

1. Dayanak: Hangi tarihte, hangi ürün ya da hizmet için? "Borcunuz var" yazmak itiraza açıktır.
2. Borç dökümü: Belge / fiş no, tarih, tutar, ödenen ve kalan. Müşterinin kendi kaydıyla karşılaştırabilmesi, itirazı erkenden ortaya çıkarır.
3. Son tarih: "En kısa sürede" yerine gün yazın.
4. Ödeme bilgisi: IBAN, hesap sahibi ve açıklamaya ne yazılacağı. Ödemeyi kolaylaştıran her şey tahsilatı hızlandırır.
5. Kapı: "Ödediyseniz dikkate almayınız" ve "ödeme planı için arayın" cümleleri müşteriyi korur, ilişkiyi kurtarır.

Hukuken ne işe yarar?

• Temerrüt: Ödeme günü belirlenmiş bir borçta borçlu, o gün geçince ihtara gerek olmadan temerrüde düşer; gün belirlenmemişse alacaklının ihtarıyla temerrüde düşer (TBK m. 117). Hatırlatma yazısı bu ihtarın yazılı kanıtıdır.
• Tacirler arasında şekil şartı: İki işletme arasında temerrüde düşürme ihbarı noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP ile yapılmalıdır (TTK m. 18/3). E-posta ve WhatsApp hatırlatma için iyidir, ama bu ihbarın yerini tutmaz.
• İhtarname değildir: Üç yazıya yanıt gelmezse noter ihtarnamesi ve icra takibi için avukata danışın.

Yapılmaması gerekenler

• Tehdit ve hakaret: "Herkese söylerim", "dükkânına gelirim" gibi ifadeler suç oluşturabilir ve alacaklıyı haksız duruma düşürür.
• İfşa: Borcu sosyal medyada, WhatsApp gruplarında ya da borçlunun iş yerinde duyurmak, kişisel verilerin hukuka aykırı paylaşılması anlamına gelebilir.
• Belirsizlik: Tutarı ve dayanağı yazmayan yazı, hem müşteriyi kızdırır hem de ileride kanıt olarak zayıf kalır.

Yazı mı, mesaj mı?

Bireysel müşteride ve küçük tutarlarda ilk iki kademe WhatsApp mesajıyla daha hızlı sonuç verir; hazır mesaj örneklerini veresiye borcu nasıl hatırlatılır: 12 hazır mesaj yazısında topladık. Kurumsal müşteride, yüksek tutarda ve üçüncü kademede ise imzalı yazı gönderin. Borcu takip etmeye yeni başlıyorsanız: veresiye defteri Excel şablonu.

Programda nasıl tutulur?

İşletme Yönetim'de satışta ya da serviste tahsil edilmeyen tutar müşterinin cari hesabına kendiliğinden düşer; kimin ne kadar ve kaç gündür borçlu olduğunu tek listede görürsünüz. Hatırlatma mesajı müşterinin kendi numarasına WhatsApp'tan tek dokunuşla gider, ödeme gelince kalan kendiliğinden güncellenir. Ayrıntısı: cari hesap ve veresiye takibi.

Diğer şablonlar: ücretsiz şablonlar.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sık sorulan sorular

Borç hatırlatma yazısında neler olmalı?

İşletmenin unvanı ve iletişim bilgisi, tarih ve sayı, muhatabın adı ve adresi, konu satırı, borcun dayanağı (hangi satış ya da hizmet, hangi tarih), vade ve tutar, borç dökümü (belge no, tarih, tutar, ödenen, kalan), ödeme için son tarih, ödeme bilgisi (IBAN ve açıklama) ile imza. Yazı nazik ve somut olmalı; tehdit ya da hakaret içermemelidir.

Kaç hatırlatma gönderilmeli, aralarında ne kadar süre olmalı?

Uygulamada üç kademe yeterlidir: vadeden 3-7 gün sonra nazik hatırlatma, ilkinden 7-10 gün sonra ödeme planı teklifli ikinci hatırlatma ve yasal yol öncesi en az 7 gün süre veren son hatırlatma. Her gönderimin tarihi ve yolu (e-posta, WhatsApp, elden) kayda yazılır.

Hatırlatma yazısı borçluyu temerrüde düşürür mü?

Vadesi gelmiş ama ifa günü belirlenmemiş borçta borçlu, alacaklının ihtarıyla temerrüde düşer; ifa günü belirlenmişse o günün geçmesiyle ihtara gerek kalmadan temerrüde düşer (TBK m. 117). Tacirler arasında temerrüde düşürme ihbarının noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) ile yapılması gerekir (TTK m. 18/3).

Borç hatırlatma yazısı ile ihtarname aynı şey mi?

Hayır. Hatırlatma yazısı işletmenin kendi gönderdiği bir yazıdır; ihtarname genellikle noter aracılığıyla resmî olarak tebliğ edilir ve ispat gücü daha yüksektir. Üç hatırlatmaya yanıt alınamazsa noter ihtarnamesi veya icra takibi için avukata danışılır.

Borcu WhatsApp'tan hatırlatmak geçerli mi?

Hatırlatma için kullanılabilir ve genellikle en hızlı sonucu verir; mesajın ekran görüntüsü ve iletildi bilgisi saklanmalıdır. Ancak tacirler arasında temerrüde düşürme ihbarı için kanunda sayılan yollar (noter, taahhütlü mektup, telgraf, KEP) gerekir. Borcu gruplarda ya da sosyal medyada paylaşmak ise kişisel verilerin hukuka aykırı ifşası anlamına gelebilir.