Bulut mu Masaüstü mü? İşletme Programı Karşılaştırması

Kısa cevap: Telefondan, dükkân dışından ya da birden fazla kişiyle çalışıyorsanız bulut (online) program, tek bilgisayardan ve interneti güvenilmez bir yerde çalışıyorsanız masaüstü program daha uygundur. Bulutta kurulum, yedek ve güncelleme sağlayıcıdadır ama internet gerekir. Masaüstünde internet gerekmez ama bilgisayar arızası, yedek ve güncelleme sizin sorumluluğunuzdadır.

İşletme Yönetim bir bulut programıdır; bu yüzden zayıf yanlarını da aşağıda açıkça yazdık. Amaç, sizin çalışma şeklinize uyan türü seçmeniz.

10 başlıkta karşılaştırma

Kimin için bulut?

• Telefondan çalışan esnaf: Tezgâhta, rafın önünde, sahada kayıt açan.
• Birden fazla çalışanı olan işletme: Her personel kendi telefonundan kendi işlerini görür; siz dükkânda olmasanız da ne olduğunu bilirsiniz.
• Sahada çalışan ekipler: Tesisat, montaj, klima, kombi ve beyaz eşya servisleri.
• Bilgisayar bakımıyla uğraşmak istemeyenler: Yedek, güncelleme ve sunucu derdi olmaz.

Kimin için masaüstü?

• İnterneti sık kesilen ve mobil verinin de çekmediği yerlerde çalışan işletme.
• Tek bilgisayardan, tek kişiyle çalışan ve telefondan erişime ihtiyacı olmayan işletme.
• Kendi sunucusu ve bilgi işlem desteği olan, veriyi kendi binasında tutmak zorunda olan kurum.

İnternet kesintisi: gerçek risk ne kadar?

Bulut programın en sık sorulan sorusu budur. Dükkân interneti kesildiğinde bulut program yeni kayıt almaz; ama bugün neredeyse her telefonda mobil veri vardır. Pratik çözüm:

1. Telefonun mobil verisiyle programı telefondan kullanmaya devam edin.
2. Bilgisayardan çalışmanız gerekiyorsa telefondan internet paylaşımı açın.
3. Çok kısa kesintilerde müşteriyi bekletmek yerine kabul bilgisini bir kâğıda yazıp bağlantı gelince girin.

Masaüstü programda ise risk başka yerdedir: bilgisayar bozulduğunda ya da çalındığında, son yedek ne zaman alındıysa o günden bu yana girilen her şey kaybolur.

Güvenlik ve KVKK

Müşterinin adı, telefonu ve cihaz bilgisi kişisel veridir. Hangi türü seçerseniz seçin veri sorumlusu sizsiniz (6698 sayılı KVKK). Fark, güvenliği kimin sağladığındadır:

• Bulutta: Şifreli bağlantı, yedek ve sunucu güvenliği sağlayıcıdadır. Sizin işiniz güçlü şifre, personelin yalnızca kendi işini görmesi ve işten ayrılan personelin hesabını kapatmaktır.
• Masaüstünde: Bilgisayarın şifresi, virüs koruması, fidye yazılımına karşı yedek ve bilgisayarın fiziksel güvenliği sizdedir.

Bulut sağlayıcı seçerken gizlilik metnine bakın: veri nerede saklanıyor, kimlerle paylaşılıyor, hesabı kapattığınızda ne oluyor ve verinizi Excel olarak alabiliyor musunuz?

Geçiş nasıl yapılır?

1. İlk gün: Yeni işleri yeni programda açın; eski kayıtlara dokunmayın.
2. İlk hafta: Müşteri ve ürün listesini eski programdan Excel olarak alıp aktarın.
3. İkinci hafta: Eski programı yalnızca geçmişe bakmak için açık tutun.
4. Bir ay sonra: Eski programın son yedeğini alıp kapatın.

Program seçerken bakılacak diğer ölçütleri program seçerken 12 kriter, fiyat karşılaştırmasını teknik servis programı fiyatları yazısında anlattık.

İşletme Yönetim hangi tür?

İşletme Yönetim bulut tabanlıdır: kurulum gerektirmez, tarayıcıdan açılır ve telefona uygulama olarak eklenir. Servis, randevu, stok, satış, kasa ve ekip aynı hesaptadır; her personel kendi telefonundan yalnızca kendi işlerini görür. Toplam 50 kayda kadar ücretsizdir.

Zayıf yanı da yukarıdaki tabloda yazdığı gibidir: internet olmadan yeni kayıt açılmaz; telefonun mobil verisiyle çalışır. Telefonda nasıl kullanıldığını işletme yönetim uygulaması sayfasında anlattık.

Sık sorulan sorular

Bulut (online) işletme programı nedir?

Bilgisayara kurulmayan, internet tarayıcısından ya da telefona eklenen uygulamadan açılan programdır. Veriler sağlayıcının sunucusunda tutulur; aynı hesaba dükkândaki bilgisayardan, telefondan ve evden aynı anda erişilir. Yedekleme ve güncelleme sağlayıcı tarafından yapılır.

Masaüstü program mı, bulut program mı daha güvenli?

Güvenlik türe değil uygulamaya bağlıdır. Masaüstü programda veri bilgisayarınızdadır; bilgisayar arızası, hırsızlık ya da fidye yazılımı riskini ve yedeği siz yönetirsiniz. Bulut programda şifreli bağlantı, düzenli yedek ve erişim yetkisi sağlayıcının sorumluluğundadır; sizin sorumluluğunuz güçlü şifre ve personel yetkisidir.

İnternet kesilince bulut program çalışır mı?

Çoğu bulut programda internet olmadan yeni kayıt girilemez. Pratik çözüm, dükkân interneti kesildiğinde telefonun mobil verisi ya da telefondan paylaşılan internetle devam etmektir; bulut program mobil veride de çalışır.

Masaüstü programdan buluta geçerken veriler kaybolur mu?

Kaybolmaz ama kendiliğinden de taşınmaz. Eski programdan müşteri ve ürün listesini Excel olarak alıp yenisine aktarabilirsiniz. Eski servis kayıtlarının tamamını taşımak yerine, yeni işleri yeni programda açıp eskisini bir süre yalnızca bakmak için tutmak geçişi hızlandırır.

Bulut program KVKK'ya uygun mu?

Müşteri verisinin veri sorumlusu işletmenin kendisidir; program sağlayıcısı veri işleyen konumundadır. Sağlayıcının gizlilik metninde verinin nerede saklandığı, kimlerle paylaşıldığı ve hesap kapatıldığında ne olduğu açıkça yazmalıdır. Aynı yükümlülük masaüstü programda da vardır; veri bilgisayarınızda olduğunda korunmasından doğrudan siz sorumlusunuz.