İşletme Programı Seçerken Bakılacak 12 Kriter

Program araştırırken herkesin karşılaştığı sorun aynıdır: özellik listeleri birbirine benzer. Hepsinde servis kaydı vardır, hepsinde stok vardır, hepsinde rapor vardır. Bu listelere bakarak karar vermek mümkün değildir.

Asıl fark, listelerde yazmayan yerlerdedir. Aşağıda, sözleşmeyi imzalamadan önce sormanız gereken 12 soruyu ve her birinde nasıl bir cevap beklemeniz gerektiğini yazdık.

1. Verilerimi dışa aktarabiliyor muyum?

Beklenen cevap: Evet, Excel veya CSV olarak, tüm modüllerden.

Bu listedeki en önemli maddedir ve genellikle en son sorulur. Dışa aktarma imkânı olmayan bir sistem zamanla değiştirilemez hâle gelir; bu da sizi fiyat artışlarına ve hizmet kalitesi düşüşlerine karşı savunmasız bırakır. Sorunuza net bir "evet" gelmiyorsa, listeden çıkarın.

2. Kayıt sınırı dolunca ne oluyor?

Beklenen cevap: Yeni kayıt açılamaz ama mevcut veriler erişilebilir kalır.

Kaçınılması gereken iki senaryo: verilerin silinmesi ve programın tamamen kilitlenmesi. İşletme Yönetim'de sınıra ulaştığınızda kayıtlarınız durur; kayıt sildikçe yer açılır ya da paketi yükseltirsiniz.

3. Toplam maliyet ne kadar?

Beklenen cevap: Tek bir rakam, gizli kalem yok.

Aylık ücretin yanında şunları ayrı ayrı sorun: kurulum ücreti, eğitim ücreti, kullanıcı başına ek ücret, modül başına ek ücret, destek ücreti, veri aktarım ücreti. Düşük görünen bir fiyat, her modülün ayrı faturalanmasıyla iki katına çıkabilir.

4. Ekip yetkilendirmesi var mı?

Beklenen cevap: Evet, çalışan yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür.

Her çalışanın kasayı, kâr oranlarını ve tüm müşteri listesini görmesi çoğu işletmede istenmeyen bir durumdur. Ekip ve görev takibinde yetkilendirme, programın sonradan eklenen bir özelliği değil, temel tasarımının parçası olmalıdır.

5. Müşterim kendi işini sorgulayabiliyor mu?

Beklenen cevap: Evet, takip numarasıyla, hesap açmadan.

Bu özellik gelen telefon trafiğini gözle görülür biçimde azaltır. Müşteri "cihazım ne oldu" diye aramak yerine kendisi bakar. Ayrıca işletmenin kurumsal algısını yükseltir.

6. Müşteriye otomatik bildirim gidiyor mu ve maliyeti ne?

Beklenen cevap: Evet — ve WhatsApp tarafı ücretsiz olmalı.

SMS'in mesaj başına maliyeti vardır. WhatsApp bildirimi ise kendi numaranız üzerinden gönderildiğinde ek maliyet üretmez. İkisinin ayrımını mutlaka sorun; "bildirim var" cevabı yeterli değildir.

7. Telefondan çalışıyor mu?

Beklenen cevap: Evet, ayrı uygulama indirmeden, tarayıcıdan.

Sahada çalışan ekipler için bu bir lüks değil, zorunluluktur. Uygulamanın telefona kısayol olarak eklenebiliyor olması ayrı bir avantajdır.

8. Kurulum ve güncelleme kimin sorumluluğunda?

Beklenen cevap: Bulut tabanlıysa sağlayıcının.

Sunucuya kurulan programlarda yedekleme, güncelleme ve donanım arızası tamamen size kalır. Bu maliyeti baştan hesaplayın.

9. Verilerim diğer işletmelerden ayrı mı tutuluyor?

Beklenen cevap: Evet, kesin bir ayrımla.

Çok kiracılı (multi-tenant) sistemlerde bu ayrımın nasıl sağlandığını sormak hakkınızdır. Net cevap veremeyen sağlayıcı, bu konuyu düşünmemiş olabilir.

10. Yedek alınıyor mu, ne sıklıkla?

Beklenen cevap: Otomatik ve düzenli, geri dönüş süresi belli.

"Yedek alıyoruz" yetersiz bir cevaptır. Ne sıklıkla ve bir sorun hâlinde ne kadar sürede geri dönüldüğünü sorun.

11. Denemek için kart bilgisi isteniyor mu?

Beklenen cevap: Hayır.

Kredi kartı isteyen "ücretsiz deneme"ler, iptal etmeyi unutan kullanıcılar üzerine kurulu bir modeldir. Ürününe güvenen sağlayıcı kart bilgisi istemez. İşletme Yönetim'de 250 kayda kadar kullanım süresizdir ve kart sorulmaz.

12. Program büyüdüğümde benimle büyüyor mu?

Beklenen cevap: Evet — kendi alan adı, kendi markanız, sınırsız kayıt.

Bugün tek şubeyseniz bile, üç yıl sonra ne olacağını düşünün. Programın kendi alan adınıza kurulabilmesi, logonuz ve renklerinizle çalışması ve kayıt sınırının tamamen kalkabilmesi büyüyen işletmeler için belirleyicidir.

Kontrol listesi

Bu tabloyu yazdırıp görüştüğünüz her sağlayıcı için doldurun.

Sık sorulan sorular

En iyi program hangisi?

Herkes için en iyi program yoktur. Doğru soru şudur: hangi program bu 12 maddede benim için en az ödün veriyor? Bir servis atölyesinin öncelikleri ile perakende bir mağazanınki farklıdır.

Demoyu nasıl değerlendirmeliyim?

Satıcının gösterdiği hazır senaryoyu izlemek yerine kendi işinizden gerçek bir kaydı baştan sona girin. Zorlandığınız yer, günlük kullanımda da zorlanacağınız yerdir.

Ne kadar sürede geçebilirim?

Tek modülle başlanırsa birkaç gün yeterlidir. Tüm modülleri aynı anda açmaya çalışmak geçişi haftalara yayar ve başarısızlık riskini artırır. Geçiş yöntemini Excel'den geçiş yazımızda adım adım anlattık.

Özet

Karar verirken özellik listelerine değil, bu 12 maddeye bakın. Özellikler zamanla eklenir; veri sahipliği, fiyat şeffaflığı ve büyümeye uyum ise sonradan düzelmeyen şeylerdir.

Paketleri inceleyin ya da doğrudan ücretsiz hesap açıp kendi kaydınızla test edin.