İşletme Programı mı, ERP mi? Doğru Seçim İçin 11 İşaret

"İşletmeme bir program lazım" diyen biri iki uç arasında kalır: bir yanda ücretsiz başlayan, kurulumu olmayan işletme yönetim programları; diğer yanda lisansı, danışmanlığı ve kurulumu aylar süren ERP'ler. Yanlış seçim iki şekilde pahalıya patlar: ya küçük işletme kullanmayacağı bir ERP'ye para ve zaman gömer ya da büyüyen işletme artık yetmeyen bir programla aylarca boğuşur.

Bu yazı, hangisinin ne zaman doğru olduğunu ölçülebilir işaretlerle anlatıyor.

İşletme yönetim programı ile ERP arasındaki fark

İşletme yönetim programı, tek bir işletmenin günlük işini tutar: müşteri, servis kaydı, randevu, stok, satış fişi, kasa ve personel. Hazır gelir, birkaç dakikada kullanılmaya başlanır, işletme süreçlerini programa uydurur.

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), şirketin bütün birimlerini aynı veride birleştirir: satın alma, depo, üretim, satış, finans, insan kaynakları. Asıl gücü birimler ve şubeler arası akıştır: bir satış siparişi depodan stok ayırır, üretim emrini tetikler, faturayı keser, muhasebeye kaydı düşer. Programı şirkete uyarlamak (kurulum, parametre, eğitim) işin büyük kısmıdır.

Hazır program yeterliyse: 5 işaret

1. Tek şubeniz var ya da şubeler birbirinden bağımsız çalışıyor.
2. Günlük işiniz servis, randevu, stok, satış ve kasa takibinden ibaret.
3. Fatura ve beyan tarafını mali müşaviriniz yürütüyor ve bu düzen işliyor.
4. Stok tek depoda ve üretim ya da reçete yok.
5. Asıl sorununuz "kim ne yaptı, kasada ne var, hangi müşteri borçlu" sorularına anında cevap bulamamak.

Bu beş maddeye "evet" diyorsanız ERP'ye harcayacağınız bütçe, büyük ihtimalle hiç açılmayacak modüllere gider. Hazır bir işletme programı ile başlamak hem ucuz hem hızlıdır.

ERP ya da özel yazılım zamanı geldiyse: 6 işaret

1. Birden fazla şube veya depo var ve toplam stoğu, şube kasalarını tek ekranda göremiyorsunuz.
2. Aynı bilgi birden fazla programa elle giriliyor: sipariş bir yerde, fatura başka yerde, stok Excel'de.
3. e-Fatura / e-Arşiv düzenlemek zorundasınız ve satış kayıtlarıyla fatura arasında sürekli mutabakat yapıyorsunuz.
4. Üretim, reçete ya da montaj yapıyorsunuz; hammadde tüketimi ve maliyet hesabı el ile yürüyor.
5. Bayi veya kurumsal müşterileriniz için özel fiyat, sipariş ve bakiye takibi gerekiyor.
6. İş akışınız sektörünüze özgü ve hazır ERP'lerin varsayılan akışına uymuyor.

Üç veya daha fazlası tanıdık geliyorsa bir ERP ya da işletmenize özel bir iş yazılımı değerlendirmenin zamanı gelmiştir.

Paket ERP mi, özel yazılım mı?

Paket ERP geniş kapsamlıdır ve standart süreçleri iyi yönetir. Dezavantajı; kullanmadığınız modüllerin de maliyete girmesi ve sürecinizin programa uymadığı noktalarda ek geliştirme ya da uzun uyarlama gerektirmesidir.

Özel yazılım yalnızca ihtiyacınız olan akışları içerir ve işinize göre şekillenir. Riski, her şeyi sıfırdan yazmanın süresi ve maliyetidir. Bu riski azaltmanın yolu, müşteri, stok, satış, kasa ve yetki gibi her işletmede aynı olan parçaların hazır olduğu bir altyapının üzerine yalnızca işletmeye özgü kısımları eklemektir.

Karar verirken sorulacak üç soru:

• Sürecim sektörümün standardı mı, yoksa bizi rakipten ayıran bir şey mi? Standartsa paket, ayırt ediciyse özel.
• Hangi modülleri ilk altı ayda gerçekten kullanacağım? Liste kısaysa geniş bir paket gereksiz olabilir.
• Verim kimde duruyor ve istediğimde dışa aktarabiliyor muyum?

e-Fatura için ayrıca bilinmesi gerekenler

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği kurallara göre düzenlenir. İşletmeler bunu genellikle GİB'in portalı, GİB onaylı özel entegratör firmalar ya da bu entegratörlere bağlanan yazılımlar üzerinden yapar. Bir yazılım "e-Fatura keser" dediğinde çoğu zaman arka planda bir entegratörün servisine bağlanır. Hangi mükelleflerin e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğu ciro ve sektöre göre değişir; güncel eşikleri GİB'in e-Belge sayfasından ve mali müşavirinizden teyit edin.

İşletme Yönetim bu yolun neresinde?

Dürüst olmak gerekirse, iki ucu da kapsıyoruz ama farklı biçimlerde:

• Hazır program: Servis, randevu, stok, satış, kasa, ekip ve raporlar tek panelde; 50 kayda kadar ücretsiz. İşletmeye ücretsiz bir web sayfası ve ürünler için ücretsiz ilan vitrini dahil. Hazır programda e-Fatura yoktur; resmî muhasebe tarafı mali müşavirde kalır.
• Özel geliştirme: İşletmesi büyüyen ve faturalandırma, e-Fatura entegrasyonu, çok şube-depo stok, üretim, bayi portalı ya da entegrasyon isteyenler için aynı altyapının üzerine talep üzerine özel yazılım geliştiriyoruz. Ayrıntılar özel ERP ve yazılım sayfasında.

Böylece küçük başlayan bir işletme, büyüdüğünde verisini başka bir sisteme taşımak zorunda kalmaz.